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          • Die Vertretung richtig briefen

            "Darauf lege ich Wert!"

            Was für ein Albtraum: Während Ihres Urlaubs geht alles schief! Termine werden versäumt, Briefe fehlerhaft versendet, Papiere sind nicht oder falsch abgelegt, es gibt einige Dateien, die "Dok1" heißen und zu allem Überfluss ist Ihre Lieblingspflanze vertrocknet. Auch wenn das für Sie ein Horrorszenario ist, malen Sie es sich ruhig einmal aus. Das mag Sie zwar kurzzeitig in schlechte Stimmung versetzen, langfristig hilft Sie Ihnen aber. Denn mit dieser Phantasiereise kommen Sie den Versäumnissen auf die Spur, die Sie und Ihr Chef so richtig ärgerlich finden. Und Sie wissen anschließend, was Ihnen auch persönlich besonders wichtig ist. mehr...

            "Willkommen" - perfektes Besuchermanagement

            Besucher willkommen zu heißen - das ist für Sie als Sekretärin in der Regel eine angenehme Abwechslung. Sie lernen neue Menschen kennen, können etwas Small Talk halten und haben die Gelegenheit, Ihr Unternehmen im besten Licht zu präsentieren. Aber: Jeder Besucher ist ein Betriebsfremder. Damit besteht immer die Gefahr, dass er im Unternehmen "verloren geht" oder - fast noch schlimmer - Dinge zu Gesicht bekommt, die ihn nichts angehen. Legen Sie daher fest, wie Sie und Ihre Kollegen mit Besuchern in Ihrem Haus umgehen. So sollte es selbstverständlich sein, dass Gäste nicht allein durch das Gebäude spazieren. Abholen und hinausbegleiten sollten Sie zur Grundregel machen. mehr...

            5 Tipps gegen Ärger im Besprechungsraum

            Wie sind bei Ihnen die Besprechungsräume organisiert? Wer darf wann für wie lange rein - das sorgt in vielen Unternehmen für Verwirrung. Und spätestens dann, wenn es zu Doppelbelegungen kommt oder die Räume völlig unordentlich hinterlassen werden, steht auch Ärger ins Haus. Nehmen Sie die Verwaltung der Besprechungsräume in Ihre bewährten Hände und bringen Sie Ordnung ins Chaos. Im Idealfall delegieren Sie die Planung an Ihren Computer - damit ersparen Sie sich viel Aufwand. mehr...

            Abwesenheitsmeldungen in Outlook (Mustertexte)

            Abwesenheitsnotizen sind inzwischen ein Muss für jeden professionellen E-Mail-Nutzer. Wichtig dabei sind vor allem Sprache, Form und Vollständigkeit der Meldung. Wir haben Ihnen einige Muster erstellt, mit denen Sie beim nächsten Mal "durch Abwesenheit glänzen" können. mehr...

            Alle Jahre wieder – quillt die Ablage über

            Es ist zum Verrücktwerden: Da zeigt man immer vollen Einsatz – und trotzdem müssen im hektischen Büroalltag tausend kleine Dinge unter den Tisch fallen. Wann hatten Sie z. B. das letzte Mal Zeit, sich ausgiebig um Ihre Ablage zu kümmern? Mit frischem Schwung im neuen Jahr bietet sich die beste Gelegenheit, hier gründlich für Ordnung zu sorgen. Denn jetzt können Sie viele Unterlagen entsorgen, die Sie nicht mehr benötigen und sich so Luft verschaffen. Wir zeigen Ihnen, wo Sie am besten damit anfangen. Zum Beispiel haben bestimmt viele Akten die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überlebt. Also weg damit! mehr...

            Papierkosten senken

            Auch ohne Duplexdrucker beidseitig drucken

            Ärgern Sie sich auch manchmal über die Verschwendung von Papier? Immerhin sind die Blätter teuer, daher ist ein bewusster Umgang damit schon aus ökonomischen Gründen sinnvoll – vom Umweltschutz ganz zu schweigen. Eine ganz einfache Möglichkeit, die Papierkosten zu senken, ist, umfangreiche Dokumente beidseitig auszudrucken, denn dann nutzen Sie Vorder- und Rückseite gleichermaßen. Die gute Nachricht ist: Einen Duplexdrucker brauchen Sie dafür nicht. Einmal den Papierstapel von Hand wenden reicht vollkommen aus. mehr...

            Zeitmanagement (2)

            Aufgaben effektiv erledigen und Pläne umsetzen

            Das Wichtigste zuerst! Das ist sicherlich auch Ihr Motto, wenn es um Ihre Aufgaben geht. Der Alltag sieht dann leider meist ganz anders aus – da erhält oft das Dringendste den Vorrang, selbst wenn es sich dabei nicht um Dinge handelt, die Sie langfristig weiterbringen. Um das zu verhindern, sollten Sie allem, was für Ihre Karriere und Ihr Privatleben wichtig ist, ganz bewusst Zeiten in Ihrer Planung einräumen. Gehen Sie dabei schrittweise vor und machen Sie sich die Bedeutung der einzelnen Punkte immer wieder bewusst. Und damit auch wirklich alle Ihre Vorhaben in Ihrem Alltag Platz finden, probieren Sie doch einmal eine neue Form der To-do-Liste aus. Ein Muster finden Sie in unserem Download. mehr...

            Aufbewahrungsfristen und Urlaubsplanung

            Bereit für den Jahresendspurt

            Aufbewahrungsfristen, Urlaubsplanung, Weihnachtsfeier: wir stecken schon wieder mitten in den Jahreswechsel-Aufgaben. Um jetzt nicht in Stress zu geraten, sollten Sie sich die verbleibenden Tage sinnvoll einteilen und die einzelnen Aufgaben geschickt verteilen. Wir unterstützen Sie dabei mit unserem Urlaubsplaner 2015. mehr...

            Lerntechniken (1)

            Bringen Sie Struktur in Texte - mit Markiertechniken

            Wichtige Informationen deutlich hervorheben, Zusammengehörendes gleich kennzeichnen – mit der richtigen Markiertechnik bringen Sie schnell Struktur in einen Text. Und diese Möglichkeit sollten Sie in jedem Fall nutzen, wenn Sie etwas Neues lernen. Denn so erinnern Sie sich viel besser an das Gelesene. Also Stift gezückt und fleißig im Buch herumgemalt! Und damit Sie sich auch die Basics zu den Markiertechniken gut merken können, haben wir ein kleines » Quiz für Sie erstellt. mehr...

            Checklisten

            So sind Sie im Office immer top organisiert

            Ein perfektes Office-Management ist das A und O in jedem Büro. Ob Sie eine Geschäftsreise planen oder eine Veranstaltung organisieren: Mit unseren Checklisten erledigen Sie die Aufgaben im Handumdrehen.
            mehr...

            Schluss mit der Reklameflut

            Clevere Tricks gegen lästige Werbebriefe

            Das ist doch wirklich nicht zu fassen! Monatelang haben Sie immer wieder unerwünschte Werbepost von einem Büroartikelanbieter erhalten. Nach einem klärenden Anruf beim Absender sollte damit ein für alle Mal Schluss sein. Aber was ist das? Eine Woche später haben Sie den Papiermüll wieder auf Ihrem Schreibtisch. Was können Sie bei so viel Hartnäckigkeit noch entgegensetzen? Ganz einfach: Drehen Sie den Spieß um! Schicken Sie die Post dahin zurück, wo sie hergekommen ist. Aber vergessen Sie nicht den Hinweis "Unfrei zurück"! mehr...

            Arbeitsorganisation

            Der perfekte Start in den Tag – dank "STARTE"

            Der Tag fängt ja gut an! Sie sind noch gar nicht an der Bürotür angekommen, da ruft Ihnen eine Kollegin schon einen Termin zu. Auf Ihrem Schreibtisch wartet eine Akte mit einer Notiz Ihres Chefs "Dringend!". Und die Anrufanzeige an Ihrem Telefon begrüßt Sie mit einem hektischem Blinken. Bevor Sie sich Ihrer Arbeit widmen, sollten Sie erst einmal zur Ruhe kommen – sonst bestimmt der Stress den gesamten Tag. Die "STARTE-Methode" hilft Ihnen dabei. In sechs Schritten erobern Sie sich Ihren Morgen zurück. Dann gehen Sie Ihre Aufgaben mit mehr Gelassenheit an. Beginnen Sie Ihr kleines Ritual, indem Sie Ihren Computer und Drucker fit für die Arbeit machen. mehr...

            Die acht besten Tipps gegen das Sommerloch

            Ihr Telefon rührt sich nicht mehr, der Poststapel auf Ihrem Schreibtisch wird von Morgen zu Morgen kleiner und auch in Ihrem E-Mail-Postfach herrscht "Grabesstille"? Dann wissen Sie, es ist da – das Sommerloch. Alle Welt ist im Urlaub, nur Sie müssen die Stellung halten. Ein Grund zur Trauer? Wir finden nicht! Schauen Sie sich im Büro um: Jetzt ist genau der richtige Moment, all die Arbeiten zu erledigen, für die sonst keine Zeit ist. Wenn später der Bürobetrieb wieder in Gang kommt, können Sie das Tagesgeschäft umso entspannter angehen. Fangen Sie doch schon mit der Planung für Ihre Weihnachtsfeier oder die nächste Messesaison an! mehr...

            Die ersten Tage nach dem Urlaub

            Sommer, Sonne, Faulenzen - was gibt es Besseres? Doch auch die schönste Zeit des Jahres geht einmal vorbei. Nach zwei oder drei Wochen Urlaub erwarten Sie auf Ihrem Schreibtisch unzählige unbearbeitete Briefe. Sie müssen geplante Geschäftsreisen buchen und verschiedene Meetings und Veranstaltungen organisieren. Und das alles am besten gleich am ersten Tag nach Ihrer Rückkehr. Gehen Sie alle anstehenden To Dos Schritt für Schritt durch und setzen Sie Prioritäten - damit Sie sich Ihre Erholung möglichst lange erhalten. Unser Tipp: Lassen Sie die Abwesenheitsmeldung in Ihrem E-Mail-Postfach noch einen Tag länger aktiv. So gewinnen Sie Zeit, um Ihr Outlook in Ruhe durchzuarbeiten und sich einen Überblick zu verschaffen. mehr...

            Die richtigen Prioritäten mit dem Eisenhower-Prinzip

            Den Sitzungsraum vorbereiten, die Präsentation für nächste Woche erstellen, Kundin Meier zurückrufen, Ablage vorsortieren, Büromaterial nachbestellen... Wenn die To-Do-Liste immer länger wird, müssen Sie sich irgendwann entscheiden, was Sie nun zuerst machen wollen. Am besten gehen Sie dabei nach dem Eisenhower-Prinzip vor: Unterscheiden Sie zwischen wichtig und dringend. mehr...

            Alles gleichzeitig?

            Die weibliche Kunst des Multitaskings

            Immer schön eins nach dem anderen? Bei dieser Vorstellung können Sie vermutlich nur lachen. Die meisten Sekretärinnen werden im Laufe ihres Berufslebens zu wahren Multitaskingkünstlern. Viele Dinge gleichzeitig zu bearbeiten und dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine der Schlüsselqualifikationen im Office. Und zudem angesichts der Zeitnot auch absolut notwendig, wer sollte sonst diese Menge an Aufgaben bewältigen? Aber nicht alles lässt sich problemlos kombinieren, vor allem im Kontakt mit anderen Menschen ist Vorsicht angebracht. Lesen Sie, welchen Aufgaben Sie besser Ihre volle Aufmerksamkeit widmen sollten und wann Sie ohne Probleme "multitasken" können. mehr...

            Für bessere Sprachqualität

            Diktiergeräte im Einsatz

            Diktiergeräte – braucht die heutzutage überhaupt noch jemand? Es gibt doch Smartphones und passende Apps, mit denen sich prima Sprachnachrichten aufnehmen und sofort ins Büro schicken lassen. Wozu also noch ein etwas angestaubt wirkendes weiteres Gerät? Keine Frage, in vielen Bereichen haben die praktischen Handys die Diktiergeräte verdrängt, aber gerade in Berufen, in denen traditionell viel diktiert wird, sind die Spezialisten nicht wegzudenken. Und die Auswahl ist riesig! Wir haben für Sie ein paar Punkte zusammengestellt, auf die Sie bei der Anschaffung achten sollten. mehr...

            Einfach effektiv - mit dem persönlichen Arbeitsprofil

            Wer kennt es nicht, das berüchtigte Energieloch: Wenn sich Motivation und Konzentration in Nichts aufgelöst haben, und ein Schläfchen genau das Richtige wäre. Zum Glück gibt es auch die anderen Zeiten, in denen Sie Bäume ausreißen könnten und vor Tatkraft nur so sprühen. Wann die Phasen jeweils auftreten, ist vom persönlichen Biorhythmus abhängig - der eine ist morgens fit, der andere braucht zwei Stunden, bis er überhaupt wach ist. Unser Tipp: Nutzen Sie die unterschiedlichen Zeiten des Tages optimal aus. mehr...

            Einfach genial - die nützlichsten Büroerfindungen

            Egal, ob klassische Büroklammer oder gelbes Post-it® - diese Dinge verwenden Sie im Büro jeden Tag. Aber haben Sie sich nicht auch schon einmal gefragt, woher die praktischen Helfer kommen? Schließlich gehört zu jeder genialen Erfindung auch ein genialer Erfinder. Wussten Sie zum Beispiel, dass unsere Büroklammer von einem Norweger entworfen wurde? Wir suchen die pfiffigsten Bürohelfer, die sich in Ihrem Büro tummeln. Schicken Sie uns Fotos von den nützlichsten Erfindungen auf Ihrem Schreibtisch - und sagen uns, warum Sie sich auf keinen Fall mehr von ihnen trennen möchten! mehr...

            Flexibles Arbeiten

            Elektrostatische Folien für spontane Ideen

            Ihr Chef sprüht vor Ideen – jederzeit und überall? Ihre Kollegen tüfteln gern mal neue Pläne und Konzepte aus – während sie in der Kaffeeküche stehen? Unser Tipp: Mit elektrostatischen Folien können Sie den Kreativen in Ihrem Unternehmen eine flexible und schnelle Möglichkeit zur Verfügung stellen, um Notizen, Ideen und Entwürfe festzuhalten. Die Folien haften mittels Elektrostatik an jeder beliebigen Oberfläche – so werden Türen, Fenster, Schränke usw. blitzschnell zu Whiteboards oder Flipcharts. Und nach dem Brainstorming können Sie die Folie ebenso schnell und problemlos wieder entfernen. mehr...

            Für mehrere Chefs arbeiten: alles eine Frage der Organisation

            Immer häufiger arbeiten Sekretärinnen für mehrere Chefs. Das stellt hohe Anforderungen an Ihr Organisations- und Koordinationstalent. Doch mit einem gut strukturierten Ablagesystem und einem detaillierten Zeitplan meistern Sie diese Aufgabe auch in stressigen Zeiten souverän. mehr...

            Geniale Büroerfindungen – das sind Ihre Favoriten

            Unsere Leserinnen und Leser sind Organisationsgenies! Gut, das haben wir schon geahnt, bevor wir Sie nach Ihren Favoriten unter den Büroerfindungen gefragt haben – nun aber wissen wir es sicher. Egal, ob es um die Wiedervorlagemappe, den Stifteköcher, die Rollkartei für Visitenkarten, das Whiteboard oder den Kabelbinder mit Beschriftung geht – Sie machen kurzen Prozess mit dem Chaos, das sich in Büros schneller ausbreitet, als man schauen kann. Wir zeigen Ihnen, wie andere Leser die Bürohilfen einsetzen. Vielleicht ist ja noch die eine oder andere Idee für Sie dabei? mehr...

            Internationale Geschäfte

            Gesetzliche Feiertage in wichtigen Partnerländern

            Sie versuchen, einen Geschäftspartner in Frankreich zu erreichen, und niemand geht dort ans Telefon? Dann kann es sein, dass Sie an einen französischen gesetzlichen Feiertag anrufen und alle Ihre Ansprechpartner zu Hause sind. Notieren Sie sich daher, an welchen Tagen die Arbeitnehmer in welchen Ländern frei haben. Wir haben für Sie einmal wichtige Feiertage in Frankreich, in Großbritannien, in Italien und in den USA zusammengestellt. mehr...

            Umweltschutz im Office

            Ideen für das grüne Büro

            Der Umwelt zuliebe greifen immer mehr Unternehmen im Einkauf zu "grünen Produkten". Die Hersteller von Büromaterialien haben schon lange darauf reagiert – kaum ein Unternehmen, das nicht mindestens einen Öko-Artikel im Angebot hat – egal, ob es sich dabei um Papier, Tinte oder einen Locher handelt. Dabei sind die umweltfreundlichen Produkte im Design nicht mehr von herkömmlichen Waren zu unterscheiden. So haben Sie die Wahl: Setzen Sie lieber auf Kork auf dem Schreibtisch oder auf recyclebaren Kunststoff? Lassen Sie sich von unserer kleinen Auswahl an umweltfreundlichen Produkten inspirieren. mehr...

            Gut organisiert

            Ihr Last-Minute-Programm für die Vorweihnachtszeit

            Wie steht es um Ihre Weihnachtsstimmung? Steigt im Advent die Vorfreude auf die stille Zeit? Oder sind Sie genervt von Baumschmuck und Lebkuchen, die seit September in den Geschäften liegen? In jedem Fall ist Weihnachten eine willkommene Gelegenheit, zur Ruhe zu kommen und Zeit mit Familie oder Freunden zu verbringen. Bevor Sie aber entspannt in die Feiertage gehen können, ist im Büro noch einiges zu tun. Mit dem Last-Minute-Programm und unserer Checkliste zum Download behalten Sie den Überblick im Endspurt vor Heiligabend. Die festliche Stimmung kommt spätestens dann, wenn Sie in der letzten Woche Weihnachtsgrüße auf Ihren Anrufbeantworter sprechen. mehr...

            Fünf-Sterne-Methode

            Ihr Rettungsanker in der Informationsflut

            Ob per Post oder Internet – täglich bricht eine riesige Nachrichtenflut über Sie herein. Ihre Aufgabe ist es, eine Auswahl zu treffen. Was ist wirklich relevant? Und was wandert besser gleich in den Papierkorb? Mit einem kurzen Anlesen des Dokuments ist es häufig nicht getan. Aber Sie haben auch nicht die Zeit, jede E-Mail und jeden Prospekt genau unter die Lupe zu nehmen. Die Lösung des Dilemmas: Gehen Sie systematisch vor! Mit der Fünf-Sterne-Methode trennen Sie blitzschnell Wichtiges von Unwichtigem. Prüfen Sie zunächst jede Information auf Relevanz, Qualität, Verständlichkeit, Aktualität und Handlungsbedarf. mehr...

            Die WDH-Regel

            In drei Schritten zum leeren Schreibtisch

            An manchen Tagen reicht Ihnen die Informationsflut wirklich bis zum Hals: Im E-Mail-Postfach steigt der Nachrichtenpegel und auch Ihr Schreibtisch versinkt in einer Papierschwemme. Effektives Arbeiten ist da nahezu unmöglich. Deshalb sollten Sie "die Reißleine ziehen". Eine effektive Methode ist die WDH-Regel. Die Abkürzung steht für "Wegwerfen, Delegieren, Handeln" – mit diesen drei Schritten können Sie viele Informationen aussortieren und sich eine Menge Arbeit ersparen. Unser Beitrag unterstützt Sie dabei. mehr...

            Durchblick mit Mind Maps

            In drei Schritten zur Gedächtnislandkarte

            Excel-Tabellen, Protokolle, Telefonlisten – bei der Schreibtischarbeit sind Sie meist an klar vorgegebene Strukturen gebunden. Ihre Kreativität bleibt leider viel zu oft auf der Strecke. Dabei kann es sehr produktiv sein, die ausgetretenen Pfade zu verlassen und einmal Ihre Fantasie ins Spiel zu bringen. Die Mind-Mapping-Methode zeigt, wie es geht. Egal ob Sie damit Ihre Notizen organisieren, Ihren Chef bei der Projektplanung unterstützen oder mit Kollegen Ideen sammeln: Ihr Erfolg ist genauso garantiert wie der Spaß bei der Arbeit. Probieren Sie es gleich aus: In unserem Download finden Sie eine Checkliste und Übungsaufgaben zum Mind Mapping. mehr...

            In fünf Schritten zur richtigen Information

            Einerseits kann die tägliche Informationsflut ein Fluch sein. Andererseits: Ganz ohne Informationen geht es auch nicht. Bei wichtigen Entscheidungen müssen Sie die verschiedensten Faktoren berücksichtigen. Beispielsweise bei der Planung einer längeren Geschäftsreise: Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen - aus allen Angeboten müssen Sie das Beste auswählen. Dabei sind Ihre Augen stets auch auf die Vorlieben Ihres Vorgesetzten gerichtet. Somit gilt: Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete! Unser Fünfpunkteplan führt Sie Schritt für Schritt durch die Informationssuche. Unser Tipp: Schauen Sie zuerst nach, was schon alles vorliegt - damit vermeiden Sie doppelte Arbeit. mehr...

            Jahresendspurt - bereiten Sie alles für das nächste Jahr vor

            Machen Sie sich zum Jahreswechsel bereit für den Endspurt! Denken Sie dabei aber unbedingt daran, auch schon die wichtigsten Termine und Aufgaben für das nächste Jahr vorzubereiten. So vermeiden Sie, dass das neue Jahr genauso stressig beginnt, wie das alte aufgehört hat. Tragen Sie alle Messetermine schon jetzt in den Kalender ein, überprüfen Sie Lieferantenverträge sowie bestehende Abonnements und Mitgliedskarten. Unser Tipp: Nehmen Sie sich auch einige Minuten Zeit für sich selbst und sichern Sie sich jetzt die begehrten Brückentage. mehr...

            Last-Minute-Urlaubsvorbereitung

            Im vergangenen Jahr sind Sie an Ihrem letzten Tag vor dem Urlaub erst kurz nach 21 Uhr und völlig erschöpft aus dem Büro gekommen? Dann haben Sie sich gewiss vorgenommen, dieses Mal auf jeden Fall rechtzeitig mit der Urlaubsvorbereitung zu beginnen. Doch plötzlich erhielt Ihr Unternehmen den Zuschlag für einen Großauftrag, Ihr Chef musste für längere Zeit ins Ausland und Ihre engste Kollegin war erkrankt. An Urlaubsvorbereitung war in dieser Situation sicher nicht zu denken. Damit Sie dennoch entspannt in die Ferien starten können, müssen Sie jetzt Prioritäten setzen! Unser Tipp: Erledigen Sie nur die wirklich wichtigen Aufgaben und delegieren Sie besonders zeitaufwendige To Dos. mehr...

            Umweltschutz im Büro

            Leere Marker einfach zurückgeben

            Wo gearbeitet wird, fällt auch Abfall an. Leere Stifte und Marker, Minen und sonstige Schreibgeräte landen normalerweise einfach im Müll. Nun gibt es eine umweltfreundliche Alternative: Stellen Sie eine Sammelbox des Herstellers Edding auf und sammeln Sie alle leeren Schreibgeräte. Um die fachgerechte Entsorgung bzw. um das Recycling aller nutzbaren Bestandteile kümmert sich Edding. mehr...

            Vorsorge für Urlaub und Krankheit

            Legen Sie frühzeitig ein Chefhandbuch an

            Was passiert eigentlich, wenn Sie einmal nicht im Büro sind? Etwa weil Sie im Urlaub sind oder die Erkältungswelle vor Ihnen nicht Halt gemacht hat? In der Regel wird eine KollegIn Ihre Arbeiten übernehmen und versuchen, Ihre vielfältigen Tätigkeiten so gut wie möglich zu erledigen. Diese Aufgabe können Sie ihr erleichtern – mit einem Chefhandbuch. Darin fassen Sie zusammen, was für die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef wichtig ist. Das beginnt mit der Terminplanung und endet noch lange nicht mit der Information über laufende Projekte. Nutzen Sie unseren Download, um ein Chefhandbuch anzulegen – Ihre Vertretung wird es Ihnen danken. mehr...

            Lerntechniken (2)

            Machen Sie sich Notizen bei Vorträgen und Co.

            Das Thema spannend, der Referent mitreißend, der Inhalt super strukturiert – wenn Sie bei einer Fort- oder Weiterbildung solche Vorträge präsentiert bekommen, ist das schon der halbe Lernerfolg. Für die andere Hälfte ist es sinnvoll, wenn Sie sich Notizen anfertigen. Ihre Mitschriften helfen Ihnen dabei, den Vortrag später gut nachzubereiten und so den Inhalt in Ihrem Gedächtnis zu verankern. Schreiben Sie aber nicht alles Wort für Wort mit. Besser ist es, wenn Sie sich auf die Kernaussagen des Vortrags konzentrieren. Ob Sie die Kernaussagen zum Thema Mitschriften ganz verinnerlicht haben, verrät Ihnen übrigens unser kleines » Quiz. Machen Sie doch einfach mal mit. mehr...

            Organisation

            Mehr Platz auf dem Schreibtisch – dank 4C-Methode

            Was befindet sich alles auf Ihrem Schreibtisch? Nur Ihr Telefon, Ihr Computer, Ihre Kaffeetasse sowie die Unterlagen, die Sie gerade bearbeiten? Oder auch Schreibblöcke, Textmarker und Notizen zu anderen Projekten? Hand aufs Herz: Welche dieser Materialien benötigen Sie wirklich regelmäßig? Um effektiv arbeiten zu können, brauchen Sie vor allem freie Fläche für Ihre aktuelle Aufgabe. Die 4C-Methode hilft Ihnen, Platz zu schaffen und die Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch perfekt zu organisieren. Wie sie funktioniert? Das erfahren Sie in unserem Download. mehr...

            Lerntechniken (3)

            Mind Maps® - wie Sie Ihr Wissen aktivieren und "ordnen"

            Ordnung in das Vorwissen zu einem Themenkomplex bringen, Ideen sinnvoll verknüpfen, für mehr Übersicht sorgen – solche Aufgaben können Sie mit Mind Maps® sehr gut lösen. Übersetzt bedeutet das so viel wie "Gedankenkarte". Das Prinzip dahinter ist einfach: Ausgehend von Schlüsselbegriffen werden die Verbindungen zwischen Informationen sichtbar und damit leichter zu merken. Sorgen Sie dabei aber immer für Übersichtlichkeit in Ihrer Mind Map®! Mit unserem kleinen » Quiz können Sie überprüfen, wie gut Sie das Thema Mind Maps® schon durchdrungen haben. mehr...

            Zeitmanagement

            Mit dem Wochenplan behalten Sie den Überblick

            Gerade erst schwärmten Sie Ihren Kolleginnen vom vergangenen Wochenende vor und jetzt ist die Woche schon wieder fast vorbei. Wenn sich im Büro die Aufgaben stapeln, haben wir schnell den Eindruck, dass uns die Zeit nur so durch die Finger rinnt. Ein Tagesplan ist ein guter Ansatz, um das Problem in den Griff zu bekommen. Mit einem Wochenplan gehen Sie einen Schritt weiter. Nutzen Sie den ruhigen Freitagnachmittag, um den Arbeiten der kommenden Woche eine Zeit zuzuweisen. Unser Excel-Tool im Download bietet Ihnen eine Vorlage – und sorgt mit der praktischen Erinnerungsfunktion dafür, dass Ihnen garantiert kein Termin durchrutscht. mehr...

            Aufgeräumt ins neue Jahr

            Mit Kaizen zum perfekten Office

            "Veränderung zum Besseren" – das ist die Übersetzung des japanischen Worts "Kaizen". Hört sich gut an, finden Sie nicht auch? Funktioniert auch gut. Denn die Philosophie dahinter ist einfach: Viele kleine Schritte bringen einen großen Wandel. Übertragen Sie dieses Prinzip auf Ihr Büromanagement! Mit drei simplen, aber wirksamen Maßnahmen sorgen Sie für eine noch bessere Organisation von Schreibtisch und E-Mail-Postfach. Lösen Sie zuerst die aufgelaufenen Dokumentenstapel auf. Mit dem Kurztest im Download identifizieren Sie weitere Optimierungspotenziale. mehr...

            Nie wieder Stress – mit Struktur durch den Tag

            Oje – das wird wieder ein Tag! Acht Bewerberabsagen liegen auf dem Schreibtisch. Eine Besprechung muss dringend vorbereitet werden. Die Einladungen zum Tag der Offenen Tür sollen auch endlich raus. Außerdem ist da noch das Meeting um 11 Uhr und der Projektbericht kann auch nicht länger warten ... Gerade Sekretärinnen kämpfen mit vielen verschiedenen Aufgaben – und werden noch dazu ständig durch Telefonate und Besucher gestört. Da ist es umso wichtiger, den Tag zu strukturieren und die Aufgaben sinnvoll zu planen. Mit Tagesplänen sind Sie schon einen Riesenschritt weiter. Planen Sie aber unbedingt mit Pufferzeiten, sonst setzen Sie sich selbst unnötig unter Druck. mehr...

            Zeichensetzung

            Ordnungszeichen bei Eigennamen

            Oft entscheiden Feinheiten darüber, ob ein Schreiben vollständig richtig ist oder nicht. Wissen Sie, ob Sie einen Punkt setzen müssen, wenn eine römische Zahl als Ordnungszeichen benutzt wird oder nicht? Die Frage kann Ihnen z. B. bei Hotelnamen unterkommen. Heißt es korrekt Karl IV. oder Karl IV? Wir haben die Antwort für Sie. mehr...

            Organisation von Geburtstagsgeschenken in der Abteilung

            In nahezu jeder Abteilung gibt es eine Person, die sich um die Beschaffung von Geburtstagsgeschenken und -karten für die Kollegen kümmert. Vielleicht fällt das ja in Ihren Zuständigkeitsbereich? Dann wissen Sie sicher, wie nervtötend es ist, wenn Sie wegen des Geldes und den Unterschriften auf der Karte jeder Kollegin hinterher rennen müssen. Wir geben Ihnen ein paar Anregungen, wie Sie die Organisation von Geburtstagsgrüßen in Zukunft ohne Stress und Ärger bewerkstelligen können. mehr...

            Prioritäten setzen – aber richtig

            Was zuerst? Das ist eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich in Ihrem Berufsalltag stellen können. Denn wer sich den ganzen Tag mit unwichtigen Tätigkeiten aufhält, riskiert, dass am Ende keine Zeit mehr bleibt für die wirklich entscheidenden Dinge. Dem können Sie aber leicht vorbeugen, indem Sie Prioritäten setzen. Das heißt nichts anderes, als die Aufgaben in ihrer Bedeutung richtig einzuschätzen und danach abzuarbeiten. Aber manchmal ist es gar nicht so leicht, diese Einschätzung zu treffen. Wir geben Ihnen die richtigen Fragen an die Hand, die Ihnen dabei helfen. Sie alle führen zu einem Ziel: zur Konzentration auf das Wesentliche! mehr...

            Selbstmanagement

            Raus aus der Perfektionismusfalle

            Alles noch ein bisschen besser machen – wer so an seine Aufgaben rangeht, läuft Gefahr, in die Perfektionismusfalle zu geraten. Kennen Sie das? Dann sollten Sie gegensteuern, denn die Folgen können gravierend sein. Zum einen droht eine ständige Überlastung, weil selbst winzige Details viel Aufmerksamkeit fordern. Zum anderen aber macht dieses Vorgehen auch unzufrieden, denn die meisten Aufgaben lassen sich nicht bis ins letzte i-Tüpfelchen ausarbeiten. Deshalb: Sagen Sie dem Perfektionismus den Kampf an – und bearbeiten Sie Ihre Aufgaben streng nach Priorität. mehr...

            Produkttest - Avery Zweckform Ordner-Etiketten

            Schön bunt sortiert

            Ordner-Etiketten sind eines von vielen Büromaterialien und erstmal keins, auf welchem ein besonderer Fokus liegt. Dabei liegt auf ihnen eigentlich doch viel Augenmerk, wenn sie erst – mit Beschriftung versehen – an den Ordnern haften und in einer ansehnlichen Regalwand untergebracht sind. mehr...

            Office Kaizen

            Schritt für Schritt zum perfekten Büro

            Kleine und größere "Baustellen" gibt es wohl in jedem Unternehmen: Hier streikt der Drucker, dort fehlt Material ... bestimmt fallen Ihnen noch mehr Punkte ein, die für überflüssigen Stress am Arbeitsplatz sorgen. In der Regel ist durchaus bekannt, wie solchen Zeitfressern der Garaus zu machen wäre, dennoch scheitert die Umsetzung häufig oder wird gar nicht erst angegangen. Mit der Managementmethode Kaizen können Sie diesem Stillstand begegnen. Sie ist für alle Bereiche eines Betriebs geeignet, denn jeder einzelne Mitarbeiter ist aufgefordert, seinen eigenen Arbeitsplatz zu optimieren. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und organisieren Sie Ihr Office mit unserem Download neu. mehr...

            Nach dem Urlaub

            So bekommen Sie einen perfekten Schreibtisch zurück

            Stellen Sie sich vor, Sie kommen nach einem tollen Urlaub zurück in Ihr Büro. Hier finden Sie auf Ihrem Schreibtisch drei übersichtliche Mappen vor. Eine rote Mappe trägt die Aufschrift "Dringend", eine gelbe ist mit "Wichtig" beschriftet und auf der blauen Mappe lesen Sie "Info". Sonst liegt nichts herum. Und als Sie Ihr E-Mail Postfach öffnen, ist Ihr Posteingang schon vorgeordnet: nach Kategorien, die die Dringlichkeit und Wichtigkeit anzeigen, oben stehen diejenige Mails, die Sie schnell zur Kenntnis nehmen müssen. In einem handschriftlichen Tagebuch können Sie stichwortartig nachlesen, was die Kollegin, die Sie vertreten hat, erledigt hat. Ein Traum? Die sekretaria-Expertin Sigrid Hess zeigt, wie er Wirklichkeit werden kann. mehr...

            Sorgenfrei unter Palmen

            So finden Sie die richtige Urlaubsvertretung

            Sonne tanken am Sandstrand, Stress abbauen bei einer Kletterpartie oder Kultur genießen auf einer Städtetour – egal wie der perfekte Urlaub für Sie aussieht, eines gehört immer dazu: eine zuverlässige Vertretung, damit Sie sich keine Gedanken über Probleme bei der Arbeit machen müssen. Aber auf wen sollte die Wahl fallen? Eine interne Kollegin kennt das Unternehmen gut. Aber kann sie auch ohne Weiteres Sekretariatsaufgaben übernehmen? Vielleicht lohnt sich doch ein teurer Sekretariatsservice. Auf jeden Fall sollten Sie jeden Kandidaten auf Herz und Nieren prüfen. Nutzen Sie dafür die Checkliste aus dem Download. Höflichkeit und Sprachsicherheit etwa sind zwei wichtige Kriterien. mehr...

            Besser organisieren

            So kommen Sie zu effektiven Checklisten

            Gerade bei Aufgaben, die zum einen sehr kleinteilig sind und zum anderen sehr gründlich ausgeführt werden müssen, schleichen sich schnell Fehler ein. Bestimmt setzen auch Sie dann oft Checklisten ein. Aber häufig handelt es sich dabei um Listen, die schon unsere Vorgänger angelegt haben und die so gut wie nie an die möglicherweise veränderten Abläufe angepasst wurden. Machen Sie es besser: Aktualisieren Sie die Checklisten regelmäßig. Und sprechen Sie sich auch mit Kollegen ab, um abteilungsübergreifend die Abläufe zu optimieren. mehr...

            Archivierung

            So überleben Dokumente die Aufbewahrungsfristen

            Wie lange müssen Sie ein bestimmtes Dokument aufbewahren? Diese Frage können Sie sicher aus dem Stegreif beantworten. Aber mit der Aufbewahrungsdauer ist nur ein Teil der gesetzlichen Vorschriften genannt. Wussten Sie, dass es auch für die Art der Lagerung strenge Regeln gibt? Werden die Unterlagen beschädigt, weil das Archiv den Anforderungen nicht genügte, ist bei der nächsten Betriebsprüfung Ärger vorprogrammiert. Beugen Sie vor: Prüfen Sie mithilfe unseres Textes, ob Ihr Archiv sicher genug ist. Wann Rechnungen, Bilanzen und Fahrtenbücher dann endgültig in den Reißwolf dürfen, lesen Sie in unserem Download. mehr...

            Papier sparen - Kosten senken

            So vermeiden Sie unnötigen Papierverbrauch

            Wussten Sie, dass jeder Deutsche pro Jahr ein Mehrfaches seines Gewichts an Papier verbraucht? Damit gehören wir zu den größten Papierkonsumenten weltweit. Dabei können Sie mit einigen simplen Tricks viele Blätter sparen. Ihr Chef wird es Ihnen danken. Denn unnötiger Papierverbrauch schadet nicht nur der Umwelt, sondern schlägt sich auch im Budget der Firma nieder. mehr...

            So werden Sie Herr über die Papierflut

            Kundenbriefe, Werbemailings, Bestellfaxe, Memos und Ausdrucke von Websites – es ist unglaublich, welche Massen tagtäglich an Post in die Eingangskörbe von Sekretärinnen wandern. Wer hier nicht mit einer ganz klaren Strategie gegen die Papierstapel vorgeht, hat schon verloren. Mit den vier sekretaria Profifragen lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen und finden sehr schnell heraus, welche Dokumente Sie tatsächlich bearbeiten müssen. mehr...

            Stress ade

            Strukturieren Sie Ihre Aufgaben mit dem Tagesplan

            Viel Arbeit, aber wenig Zeit! Das ist ein allseits bekanntes Problem in Deutschlands Büros. Wenn Sie da den Überblick behalten wollen, sind ein gutes Zeitmanagement und eine perfekte Organisation Ihrer Aufgaben unumgänglich. Eines der besten Mittel ist ein Tagesplan, in den Sie alle anstehenden Aufgaben eintragen. Anschließend notieren Sie, wie viel Zeit Sie ungefähr benötigen werden. So reduzieren Sie den beruflichen Stress und erhalten sich den Spaß an der Arbeit. Denn jeder Punkt, den Sie von Ihrer Liste streichen können, stellt ein Erfolgserlebnis dar und motiviert für die übrigen Aufgaben. mehr...

            Zeitmanagement (3)

            Tätigkeiten erfassen mit dem Arbeitsprotokoll

            "Wo ist nur der Tag geblieben!" – Schießt Ihnen dieser Gedanke ab und zu bei Feierabend durch den Kopf? Wenn Sie an manchen Tagen nicht mehr genau sagen können, was Sie alles gemacht haben, liegt das in der Regel weniger an einem schlechten Gedächtnis, sondern eher an den vielen kleinen, verschiedenartigen Tätigkeiten, die uns Zeit und Energie rauben. Um ihnen auf die Schliche zu kommen, können Sie das Arbeitsprotokoll einsetzen. Es gibt Ihnen genaue Auskunft darüber, was Sie an welchem Tag wann getan haben. Ein Muster für ein Arbeitsprotokoll können Sie sich am Ende des Textes herunterladen. mehr...

            Perfektes Selbstmanagement

            Tipps für effektive Arbeitsorganisation

            Nicht alles lässt sich planen und organisieren: Unerwartete Aufträge werfen Ihren Tagesablauf durcheinander, Gespräche enden in aufreibenden Diskussionen, Endlostelefonate rauben Ihnen den letzten Nerv. Diesem Stress sollten Sie in Zukunft keine Chance geben – setzen Sie auf eine effektive Selbstorganisation. Planen Sie Ihr Tagespensum z. B. anhand einer Aktivitätenliste, dann können Sie unerwartete Aufgaben leichter in Ihren Tagesablauf integrieren! mehr...

            Prioritäten setzen

            Trotz Stress und Hektik einen kühlen Kopf bewahren

            Wie immer muss alles gleichzeitig erledigt werden: die Präsentation, das Telefonat mit dem Kunden und die Recherche wichtiger Zahlen. – Wenn Sie in solchen Situationen kaum mehr wissen, wie Sie das alles schaffen sollen, hilft nur eines: Prioritäten setzen. Sonst lösen sich Vorsätze wie "Ich lasse mich künftig nicht mehr so sehr unter Druck setzen" förmlich ins Nichts auf. Aber mit den passenden Fragen und regelmäßigen Absprachen zwischen Ihnen, Ihrem Chef und den Kollegen bringen Sie Ihre Aufgaben in die richtige Reihenfolge. Stellen Sie sich immer wieder die Frage: Wo müssen Sie sofort handeln? Was hat Zeit oder was kann auch ein anderer erledigen? mehr...

            Erste-Hilfe für Ihre Urlaubsvertretung

            Übergabe mit der MindMap-Methode

            Bevor Sie in den Urlaub fahren, machen Sie selbstverständlich eine Liste mit anstehenden Aufgaben und Terminen. Aber wie stellen Sie sicher, dass diese auch vollständig ist? Oft bleibt im Alltagsstress nicht genug Zeit, um in Ruhe eine Checkliste zu entwickeln. Und womöglich kommt Ihre Vertretung mit Ihrer Checkliste nicht gut zurecht – nicht jeder arbeitet nach dieser Struktur. Unsere Expertin Ingrid Kohn hat eine Lösung parat: Erarbeiten Sie Ihre Übergabe doch einmal nach der MindMap-Methode. Damit können Sie die Aufgaben und Informationen sammeln – und diese dann entweder in eine klassische Checkliste übertragen oder Ihrer Vertretung die MindMap als Anleitung überreichen. In unserem Download finden Sie ein Muster, wie das funktionieren kann. mehr...

            OfficeNews-Verzeichnis 2013

            Übersicht aller Inhalte des Print-Newsletters

            Als Leserin der sekretaria.de OfficeNews haben wir für Sie einen besonderen Service vorbereitet: Auf sekretaria.de steht das Inhaltsverzeichnis aller Ausgaben 2013 für Sie zum Download zur Verfügung. Sie suchen Tipps für Ihre Korrespondenz? Sie möchten wissen, in welchem Heft der Text zum brandaktuellen Thema SEPA erschienen ist? Sie wollen noch einmal alle Artikel zum Recht im Office nachlesen? Sparen Sie sich das Blättern! In unserem Download finden Sie alle Inhalte übersichtlich aufgelistet. mehr...

            Zeitmanagement (1)

            Vermeiden Sie die fünf schlimmsten Zeitfresser

            Acht Stunden im Büro und dennoch haben Sie das Gefühl, zu wenig geschafft zu haben? Solche Tage gibt es, an denen wir kaum zu unseren eigentlichen Aufgaben kommen, sondern uns überwiegend mit Unwichtigem beschäftigen. Daran sind oft Zeitfresser Schuld: hier ein kaputter Drucker, dort ein Dokument, das nicht auffindbar ist. Solche Kleinigkeiten fallen allein für sich genommen kaum ins Gewicht, in der Summe jedoch vergehen Stunden, die Ihnen an anderer Stelle fehlen. Suchen Sie doch einmal gezielt nach solchen Zeitdieben in Ihrem Joballtag und machen Sie ihnen den Garaus. mehr...

            Perfekte Urlaubsübergaben

            Vermeiden Sie diese fünf Kardinalfehler

            So allmählich wird es Zeit, an Urlaub zu denken. Einige von Ihnen werden vielleicht zu einem Kurztrip über Pfingsten aufbrechen oder sich schon innerlich auf den Jahresurlaub im Sommer einstellen. Dann zücken Sie jetzt Ihren Kalender und vereinbaren Sie mit der Kollegin oder dem Kollegen, der Sie vertreten wird, einen Tag zur Urlaubsübergabe, und bereiten Sie diesen Termin gründlich vor. Unsere Checkliste "Übernahme einer Urlaubsvertretung" aus dem Download hilft Ihnen dabei. Lesen Sie, welche Fehler Sie vermeiden sollten, damit Ihre Vertretung sich gut zurechtfindet und Sie Ihre Auszeit ruhigen Gewissens genießen können. mehr...

            Visitenkarten – professionell selbst erstellt

            Vermutlich bestellen auch Sie die Visitenkarten für Ihr Unternehmen gleich in größerer Menge in einer preiswerten Druckerei. Manchmal aber ist es sinnvoll, die Kärtchen selbst zu gestalten. Etwa, wenn diese knapp werden und der Dienstleister gerade Lieferschwierigkeiten hat. Oder wenn ein externer Mitarbeiter, z. B. für einen einzelnen Auftrag, einen "offiziellen" Status erhalten soll und deshalb nur eine kleine Anzahl benötigt wird. Für solche Fälle gibt es Visitenkarten zum Selbstausdrucken - und dank glatter Kanten und abgerundeter Ecken sieht man nicht mal mehr, dass sie aus dem Firmendrucker stammen. mehr...

            Ursachensuche

            Was sind die größten Zeitdiebe im Büro?

            Jeder kennt sie, auch wenn sie bei jedem Arbeitnehmer eine etwas andere Maske tragen: die Zeitdiebe. Was ist es bei Ihnen? Der Kollege, der regelmäßig mal auf "einen kleinen Plausch" im Sekretariat vorbeikommt und Sie so bei der Arbeit stört? Oder Ihre Neigung, nicht "Nein" sagen zu können – wodurch Sie immer viel zu viel auf dem Tisch haben und nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben kommen? Listen Sie Ihre ganz persönlichen Zeitdiebe einmal auf und suchen Sie die Ursache, z. B. mit unserer Störquellenanalyse aus dem Download. Sie werden sehen: Oft ist die Lösung ganz einfach. Und plötzlich haben Sie für Ihre To-dos wieder viel mehr Zeit und Ruhe zur Verfügung. mehr...

            Professionelles Arbeiten

            Welche Ordneralternativen es gibt

            Wenn Sie den ganzen Tag über immer wieder die gleiche Bewegung machen, spüren Sie das abends vermutlich in den Gelenken. Selbst scheinbar unkritische Tätigkeiten wie die Ablage bergen daher durchaus Gefahren für die Gesundheit. Auch hier gilt: Die Menge macht das Gift. Daher lohnt es sich, nicht nur bei Schreibtischstuhl und Tastatur auf Ergonomie zu achten, sondern auch bei Büromaterialien, bei Stiften, Lochern und Aktenordnern. Auch bei letzteren sind ergonomische Alternativen zu den Standardordnern auf dem Markt, mit denen Sie leichter und weniger belastend arbeiten können. mehr...

            Weltumwelttag - Tipps zum Klimaschutz im Betrieb

            Immer mehr Länder streben nach einem immer höheren Lebensstandard. Nahezu jeder Haushalt in Amerika oder Europa verfügt mittlerweile über mindestens ein Auto, einen Computer und mehrere Fernsehgeräte. Die Folge ist ein rasanter Anstieg der Treibhausgase. Unter dem Motto "Schluss mit der Abhängigkeit! Für eine CO2-arme Wirtschaft" appellieren Regierungen am Weltumwelttag auch an die Verantwortung der Firmen, sich aktiv für den Klimaschutz einzusetzen. Denn vor allem mit ihren Druckern, Computern und Geschäftsreisen tragen die Unternehmen erheblich zum CO2-Ausstoß bei. mehr...

            Platz schaffen nach DIN 32757

            Wie sicher ist Ihr Aktenvernichter?

            Kontoverbindungen von Kunden, Lohnabrechnungen von Mitarbeitern, Angebote der Vertriebsabteilung – in jedem Unternehmen fallen Unterlagen an, die sehr sensibel sind. Natürlich achten Sie darauf, dass sie unter Verschluss aufbewahrt werden. Aber was ist, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und Sie die Dokumente vernichten wollen? Wie stellen Sie dann am besten den Datenschutz sicher? Dabei hilft die DIN 32757, die Sie in unserem Download im Überblick finden. Diese DIN legt Sicherheitsstufen für Aktenvernichter fest. Im Unternehmen sollten Sie am besten mit mindestens Sicherheitsstufe 3 arbeiten. mehr...

            Zeitmanagementtipps

            Wie Sie den Aufgabendschungel lichten

            Morgens ganz ohne Stress den Tag beginnen und abends pünktlich Feierabend machen – mit einem guten Zeitmanagement muss das kein Traum bleiben. Schlagen Sie in drei Schritten eine Schneise in den Dschungel Ihrer zahllosen To-dos! Ein Überblick etwa hilft Ihnen, Ihre Woche zu planen. Sie können erkennen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und für viel Stress sorgen, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Unser Tipp: Vergeben Sie an diese Tätigkeiten die höchste Priorität – dann kann nichts mehr schiefgehen. mehr...

            Eine Sekretärin und zwei Chefs

            Wie Sie die Informationsflut im Griff behalten

            Wer als Sekretärin für zwei Chefs arbeitet, kennt das Problem: Die Menge an eingehenden Briefen und E-Mails, Telefonaten und Arbeitsanweisungen wächst schnell ins Unermessliche. Wenn Sie hier nicht die Übersicht verlieren wollen, ist eine gute Organisation der eingehenden Informationen unerlässlich. Welches Vorgehen für die Postbearbeitung oder die Ablage in der Praxis tatsächlich das beste ist, hängt stark vom individuellen Arbeitsplatz ab. Aber einige Maßnahmen haben sich in allen Fällen bewährt. Probieren Sie doch einmal unsere vier Tipps aus, um den Dokumentenberg auf dem Schreibtisch zu bewältigen. mehr...

            Networking online und offline

            Wie Sie erfolgreich netzwerken

            Sie suchen für Ihren Chef ein tolles und dennoch preiswertes Hotel in einer fremden Stadt? Wie gut, wenn Sie in einer solchen Situation über ein gut funktionierendes Netzwerk verfügen. Dann werfen Sie die Frage einmal kurz in die Runde und warten ab, welche Vorschläge Ihnen präsentiert werden. Aber Vorsicht! Das Abschöpfen von Informationen ist nur eine Seite der Medaille, ebenso wichtig ist es, Wissen in den Pool einzubringen. Geben und Nehmen – so lautet das Motto. Wie Sie und alle Kolleginnen am besten vom Netzwerk profitieren, können Sie in unseren Downloads zum Sekretärinnenzirkel und zum Networking nachlesen. mehr...

            Nach dem Urlaub

            Wie Sie Ihre Erholung in den Alltag retten

            Die schönste Zeit des Jahres – ist leider oft viel zu schnell vorbei. Aber Sie können ganz einfach dafür sorgen, dass die Erholung und die gute Laune der Auszeit etwas länger vorhält. Sorgen Sie mit kleinen Maßnahmen vor, während und nach Ihrem Urlaub dafür, dass der Stress sich in Grenzen hält und Sie zwischendurch immer mal wieder durchatmen können. mehr...

            Wie Sie mit Kürzeln richtig Zeit sparen

            Zeit ist Geld - das gilt vor allem in der Geschäftswelt. Was würden Sie davon halten, ohne großen Aufwand viel Zeit zu sparen, Zeit, in der Sie andere Aufgaben bearbeiten können? Mit Kürzeln, also sinnvollen Buchstabenkombinationen, auf Notizen, Aufgabenlisten und in Outlook ist das problemlos möglich. Und das Beste: Sie können Ihren Chef sogar dazu bringen, ganze Aufgaben mit einem Schlag zu delegieren, einfach, indem er sie mit aussagekräftigen Kürzeln versieht. mehr...

            Wiedervorlage mit System - so geht's

            Jeden Tag andere und neue Herausforderungen - das ist das Schöne an der Arbeit in Sekretariaten. Allerdings ist mit der wunderbaren Abwechslung auch eine Gefahr verbunden: Aufgaben gehen im Berg der Arbeit unter und werden zu spät begonnen oder gar ganz vergessen. Beugen Sie vor! Richten Sie ein Wiedervorlagesystem ein, das perfekt zu Ihren Tätigkeiten passt und verhindert, dass Ihnen ein Vorgang "durchrutscht". Auch umfangreiche Unterlagen lassen sich mit ein paar kleinen Tricks in eine Wiedervorlage integrieren. Und wenn Sie Ihre Termine am PC verwalten, können Sie dafür sorgen, dass das benötigte Dokument sofort am Bildschirm erscheint. Wir zeigen Ihnen, wie es geht. mehr...

            Mitteilung an Kunden und Geschäftspartner

            Wir ziehen um

            Seit Wochen schon befindet sich Ihr Unternehmen im Ausnahmezustand: Alle Abteilungen ziehen mit Sack und Pack in neue Räumlichkeiten. Dabei müssen Sie jede Menge To-dos im Kopf behalten: Briefpapier mit der neuen Anschrift bestellen, die Telefonanschlüsse ummelden, den Handelsregistereintrag ändern lassen ... Einen Punkt, den Sie auf keinen Fall übersehen dürfen, ist die rechtzeitige Mitteilung an Ihre Kunden und Geschäftspartner. Mit unserem Download ist die Umzugsmitteilung schnell verfasst. So sorgen Sie dafür, dass Lieferungen und eventuelle Rücksendungen auch weiterhin zügig bei Ihnen im Unternehmen landen. mehr...

            Zeitschriftenabos professionell verwalten

            Fachzeitschriften sind immer noch eine der wichtigsten Informationsquellen für die berufliche Praxis. Fach- und Führungskräfte abonnieren daher die wichtigsten Publikationen für ihr Aufgabenfeld. Doch welche Abonnements sind noch aktuell, welche müssen gekündigt werden? Funktioniert der Zeitschriftenumlauf reibungslos? Und wie werden die Publikationen archiviert? Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Zeitschriftenverwaltung optimieren. Haken Sie zum Beispiel bei Ihren Umläufen regelmäßig nach. So vermeiden Sie, dass sich gerade in der Urlaubszeit Zeitschriften bei abwesenden Kollegen stapeln. mehr...

            Zettelwirtschaft ade - Arbeiten mit dem "Superbuch"

            To-Do-Listen, Post-its®, Kalender etc. - die Möglichkeiten, sich Wichtiges zu notieren, sind zahlreich. Allerdings besteht dabei im wahrsten Sinne des Wortes die Gefahr, sich zu "verzetteln". Ein einzelnes kleines Stück Papier geht schnell mal verloren - und die vermerkte Notiz gleich mit dazu.
            Die Lösung: Arbeiten Sie mit dem "Superbuch", in das Sie alles Wichtige schreiben und damit sicher aufbewahren können. Bei besonders aufwendigen Projekten können Sie das Superbuch sogar zur Supermappe erweitern. mehr...

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