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              "Please hold the line" – bitte bleiben Sie dran!

              Da haben Sie sich für Ihren Anruf in den USA jeden Satz zurechtgelegt – und dann bringt die Kollegin auf der anderen Seite des Atlantiks Ihre Vorbereitung durcheinander. Die gewünschte Person ist zur Zeit gerade "not available". Wie finden Sie jetzt heraus, wann sie wieder erreichbar ist? Oder wie fragen Sie sich zu einem anderen Ansprechpartner durch, wenn es eilt? Ab jetzt sind Sie für solche Situationen gewappnet: mit der sekretaria-Liste für Telefonate auf Englisch. mehr...

              1001 Online-Tipps rund ums Telefonieren

              Sie telefonieren täglich mit Dutzenden Kunden und Geschäftspartnern? Und Ihre Kollegen stellen zudem häufig ihr Telefon auf Sie um? Dann sind Sie sicher ein wahrer Telefonprofi. Geben Sie Ihre Erfahrungen an andere weiter - oder fragen Sie selbst um Rat. Ein neuer Telefon-Blog im Internet macht's möglich. mehr...

              Buchstabieralphabete - englisch, amerikanisch, international, NATO und französisch

              Sie buchstabieren einem Anrufer Ihren Namen, einen Dateipfad oder einen englischsprachigen Buchtitel. Doch was bei Ihrem Gesprächspartner ankommt, gleicht nicht im Entferntesten dem Ursprungswort. In solchen Situationen gehen Sie mit einem Buchstabier-Alphabet auf Nummer sicher. Denn hier steht immer ein ganzer Begriff repräsentativ für einen Buchstaben. Das erleichtert die Verständigung. mehr...

              Bußgeld droht! Verbot von alten Schnurlostelefonen

              Liebhaber von Schnurlostelefonen aufgepasst: Alte Geräte sind seit dem 1. Januar 2009 verboten. Wer sie weiterhin benutzt, riskiert ein Bußgeld bis zu 1.000 Euro – und weitere Kosten, wenn Mobilfunknetze durch das veralterte Gerät gestört werden. Wir verraten Ihnen, welche Geräte grundsätzlich betroffen sind. Und falls Sie sich im Lager Ihrer Firma auf die Suche nach den "alten Schätzchen" machen, können Sie hier auch gleich nachlesen, wie diese zu erkennen sind. So können Sie die Altgeräte aussortieren, entsorgen und Ihrem Unternehmen dadurch womöglich viel Ärger und Kosten ersparen. mehr...

              Clevere Spartipps - Teil 1: Senken Sie Ihre Telefonkosten

              Telefonieren ist in den letzten Jahren immer preiswerter geworden. Der Grund: Mittlerweile tummeln sich viele verschiedene Anbieter mit zahllosen unterschiedlichen Tarifen auf dem Markt - ganz gleich, ob Sie über Handy oder Festnetz telefonieren. Aber so schön die Vielfalt auch ist, sie erschwert es dem Konsumenten, das beste Angebot herauszufinden. Unser Tipp: Analysieren Sie als erstes Ihr Nutzungsverhalten, das ist der beste Wegweiser im Telefonwirrwarr. mehr...

              Das Fräulein vom Amt – Behördenhotline 115

              Sie brauchen die Öffnungszeiten der Kfz-Zulassungsstelle? Oder wollen wissen, welche Dokumente nötig sind, um ein Gewerbe anzumelden? Dann greifen Sie zum Telefonhörer und wählen Sie die 115. Damit landen Sie in ausgewählten Städten und Regionen bei der Behördenhotline – hier hilft man Ihnen bestimmt. mehr...

              Telefon-Spam

              Die pfiffige Taktik gegen hartnäckige Werbeanrufer

              "Ich habe ein unwiderstehliches Angebot für Ihr Unternehmen" – solche Sätze klingen sicher mehrmals pro Woche aus Ihrem Telefonhörer. Werbeanrufer versuchen damit, zu Ihrem Chef durchzukommen. In vielen Fällen handelt es sich um eine glatte Lüge. Doch Sie können nicht ausschließen, dass sich doch mal ein interessantes Angebot zu Ihnen verirrt. Weisen Sie Werbung am Telefon deshalb nicht grundsätzlich ab. Mit einem cleveren Trick trennen Sie die Spreu vom Weizen, ohne viel Zeit zu verlieren: Verweisen Sie den Anrufer einfach auf Ihr Faxgerät. Sie haben dann Unterlagen in der Hand, die Sie in Ruhe durchsehen können. Klingt das Angebot interessant, geben Sie es an Ihren Chef weiter. mehr...

              Die sechs goldenen Regeln des Telefonierens

              Als Sekretärin oder Assistentin sind Sie für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner die Anlaufstelle Nummer eins - und damit quasi die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Natürlich wirken Sie daher stets kompetent, vertrauensvoll und freundlich. Am Telefon ist das allerdings nicht immer leicht, denn hier können Sie Ihren Gesprächpartner nicht mit Mimik und Gestik, sondern lediglich mit Ihrer Stimme überzeugen. Unser Tipp: Führen Sie schwierige Gespräche zum Beispiel im Stehen. Auf Ihren Anrufer wirken Sie so deutlich selbstbewusster als im Sitzen. mehr...

              Alle Anrufe im Griff

              Die Telefonliste gegen den Telefonterror

              Das Telefon – lieben und hassen Sie es, genau wie wir es tun? Einerseits ist es einfach großartig, zum Hörer zu greifen und eine Frage schnell klären zu können. Andererseits beginnt der Apparat oft genug schon zu klingeln, wenn wir gerade erst ins Büro kommen und noch aus dem Mantel schlüpfen. Vor allem in stressigen Zeiten, wenn Sie z. B. das Telefon Ihres Chefs und eines Kollegen zusätzlich betreuen, kann es schwierig werden, den Überblick über alle Anrufe und Anrufer zu behalten. Legen Sie in solchen Fällen eine Telefonliste an. So bannen Sie die Gefahr, dass eine Information womöglich verloren geht. mehr...

              Schnelle Hilfe im Notfall

              Diese Nummern helfen, wenn etwas gestohlen wurde

              Achtung: In der Vorweihnachtszeit sind besonders viele Langfinger unterwegs. Immerhin sind die Innenstädte voll und die Portemonnaies prall gefüllt. Da kann es schnell passieren, dass Ihrem Chef – oder auch Ihnen – die Tasche mit Handy, Kreditkarte und Co. gestohlen wird. Nun heißt es, schnell zu reagieren, um den Schaden zu begrenzen. Sorgen Sie rechtzeitig für den Fall der Fälle vor und notieren Sie sich wichtige Daten. So sparen Sie Zeit, wenn es darauf ankommt. mehr...

              Fremdsprachige AB-Sprüche zu Weihnachten

              Weihnachten – endlich ein paar ruhige, freie Tage ohne Büro, Chef und Kollegen. Haben Sie sich vielleicht auch die Tage zwischen den Jahren freigenommen? In jedem Fall sollten Sie auf Ihrem Anrufbeantworter in der Firma die Information hinterlassen, ab wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie vertritt. Wenn Sie viele Kontakte ins Ausland haben, können Sie mit englischen, spanischen oder französischen Grüßen bei Ihren Kunden für besonders gute Festtagslaune sorgen. Lassen Sie sich von unseren Textvorschlägen inspirieren. mehr...

              Kostenlose Rückwärtssuche für Telefonnummern

              Seit der jüngsten Novellierung des Telekommunikationsgesetzes ist die so genannte Rückwärtssuche, auch Inverssuche genannt, legal. Das bedeutet, dass Sie über eine Telefonnummer den Namen und die Anschrift des Teilnehmers in Erfahrung bringen können. Lesen Sie, wie die Rückwärtssuche funktioniert. mehr...

              Kosten senken

              Nehmen Sie die Telefonrechnung unter die Lupe

              Wie wird in Ihrem Unternehmen mit dem Ausland telefoniert? Oder mit Mobilgeräten? Welche Kosten sind in der Vergangenheit für die Wartung der Telefonanlage entstanden und überhaupt: Ist diese Anlage für die Ansprüche Ihres Unternehmen noch angemessen? Kosten, die rund um die Telefonie in einem Unternehmen entstehen, kommen erstaunlich selten auf den Prüfstand. Vermutlich, weil wir das Telefon in unserem Alltag als so selbstverständlich wahrnehmen. Schauen Sie doch einmal genauer hin, denn hier liegt oft ein erhebliches Einsparpotenzial verborgen. Mit unserem Download "Checkliste: Telefonkosten senken" können Sie diesen Schatz heben. mehr...

              Telefonieren

              Professionelle Ansagen für den Anrufbeantworter

              Der Anrufbeantworter ist die akustische Visitenkarte Ihres Unternehmens. Dies sollten Sie immer berücksichtigen, wenn Sie einen Ansagetext aufnehmen. Nehmen Sie sich Zeit und bereiten Sie sich sorgfältig vor. Einige grundsätzliche Dinge sollten Sie stets beachten. Acht Tipps. mehr...

              Richtig Telefonieren - gar kein Problem?

              Telefonieren gehört für eine Sekretärin zum Berufsalltag, dennoch fällt es nicht immer leicht: Was sagen Sie zuerst, wenn Sie im Büro angerufen werden? Ihren Namen oder den Ihres Unternehmens? Wie reagieren Sie, wenn der Gesprächspartner nicht zu erreichen ist? Beobachten Sie einmal Ihr eigenes Telefonverhalten. Wir sagen Ihnen, worauf es besonders ankommt.
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              Anrufbeantworter

              So fordern Sie vollständige Informationen auf dem AB an

              Eigentlich ist ein Anrufbeantworter eine prima Sache. Er bedient Ihr Telefon, wenn Sie nicht am Platz sind, informiert den Anrufenden über Ihre Abwesenheit und sammelt alle notwendigen Angaben, die Sie für den Rückruf brauchen. So sieht zumindest der Idealfall aus. In der Praxis aber sind die Nachrichten, die Sie auf dem Band finden, häufig eher kryptisch. Unser Tipp: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Je professioneller, freundlicher und informativer Sie hier den Text gestalten, desto eher wird der Anrufer Ihnen eine Nachricht hinterlassen, die Ihnen die Arbeit erleichtert. mehr...

              Zeitmanagement

              So gehen Sie mit der ständigen Erreichbarkeit um

              Immerzu klingelt, blinkt oder piepst es. Die ständige Erreichbarkeit per Telefon kann ein echter Fluch sein. In der einen Minute ist es Ihr Chef, der von seiner Geschäftsreise anruft, in der nächsten benötigt eine andere Abteilung dringend Unterlagen von Ihnen. Und dann meldet sich auch noch eine Kollegin, die ein bisschen plaudern möchte. Ein konzentriertes Arbeiten ist so unmöglich. Da hilft nur eins: Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef, dass Sie Ruhezeiten einführen, in denen Sie sich ganz und gar wichtigen Aufgaben, etwa dem Projekt, das er Ihnen gerade überträgt, widmen können. Wenn Sie solche Phasen langfristig absprechen, können sich alle darauf einstellen. mehr...

              Strukturiertes Arbeiten mit Telefonnotizen

              Alltag im Büro: Das Telefon klingelt ununterbrochen, eine Lieferung muss dringend geprüft und quittiert werden, und gleichzeitig bittet Sie ein Kollege um Hilfe bei einem akuten Problem. Wer dabei nichts Wichtiges vergessen will, muss gut organisiert sein. Telefonnotizen sind dabei eine große Hilfe.
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              Telefon-Warteschleife - immer wieder dieselbe Melodie

              Als Sekretärin, Assistentin oder Office Managerin gehört Telefonieren zu Ihren alltäglichen Aufgaben, was manchmal sehr lästig sein kann. Beispielsweise dann, wenn Sie in einer Warteschleife hängen und bei nervigen Klängen darauf warten müssen, mit dem gewünschten Gesprächspartner endlich verbunden zu werden. Das Schlimme: Die Melodie Ihres Unternehmens ist auch nicht besser? Das lässt sich ändern mehr...

              Servicenummern als Gebührenfalle

              Vermeiden Sie teure Telefonate

              Ihre Telefonrechnung sprengt jeden Rahmen? Dann könnte es sein, dass einer Ihrer Kollegen eine sogenannte Servicenummer angerufen hat. Das sind zum einen die Rufnummern, die mit 0180 beginnen, zum anderen jene, an deren Anfang 0900 steht. Wenn diese Nummern angewählt werden, zahlen Sie weit mehr als die üblichen Telefonkosten. Aber: Dagegen können Sie etwas tun! mehr...

              Wenn das Internet klingelt – telefonieren über das Internet

              Bestimmt haben Sie schon einmal gehört, dass man zwischenzeitlich auch über das Internet telefonieren kann. Sie können sich aber schlecht vorstellen, wie Sie vor Ihrem PC sitzen und über den Computer mit einem Kunden oder Geschäftspartner sprechen? Es ist gar nicht so kompliziert und Sie müssen wirklich kein Technik-Freak sein, um zu verstehen, wie es geht. mehr...

              Damit keine Information verloren geht

              Wertvolle Helfer rund ums Telefon

              Wie viele Telefonate führen Sie am Tag? Fünf, zehn oder eher mehr? Natürlich hängt es sehr stark vom jeweiligen Job ab, aber ganz ohne Zweifel ist das Telefon einer der wichtigsten Gegenstände auf unserem Schreibtisch. Und einer, der besondere Aufmerksamkeit verlangt. Denn Sie wissen nie, wer als nächstes mit einem wichtigen Anliegen oder einer komplizierten Frage anruft. Da gilt es, sich zumindest organisatorisch gut vorzubereiten: etwa um ein Telefonat schnell an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten zu können. Oder um wichtige Informationen sofort erfassen zu können. Mit den folgenden drei Helfern sind Sie schon mal gut gewappnet. mehr...

              Wie professionell sind Sie? Überprüfen Sie Ihr Telefonverhalten

              Sie telefonieren ständig in Ihrem Job und denken, dass Sie sich über Ihr Telefonverhalten keine Gedanken machen müssen? Falsch, denn bedenken Sie, dass Ihre Freundlichkeit, Ihr Einfühlungsvermögen und Ihre Kompetenz stark das Image und den Erfolg Ihres Unternehmens beeinflussen. In jedem Fall erzeugen Sie mit der Art, wie Sie telefonieren einen Eindruck auf Ihren Gesprächspartner. Mit unseren Tipps machen Sie garantiert einen guten Eindruck. mehr...

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