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      • DIN-Norm
      • Adressen in Briefen

        Adressgestaltung in Briefen: Absender- und Empfängeranschrift (Leserfragen)

        Gerade rund um die DIN 5008 stellen sich uns knifflige Rätsel. Und dabei merken wir: Nicht immer ist die Norm tatsächlich ausschlaggebend. Schließlich handelt es sich dabei ja nicht um ein Gesetz, das alles bis ins Kleinste regelt. Kürzlich erreichten uns zwei Fragen rund um die Adressgestaltung – einmal im Anschriftenfeld und ein weiteres Mal in der Kopfzeile. Unser Tipp für Sie: Richten Sie sich grundsätzlich nach der DIN 5008, aber nutzen Sie auch die Freiräume, die sie Ihnen bietet. mehr...

        Korrespondenz

        Alles korrekt im Brief an Regierungsvertreter? (Leserfrage)

        Unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel – eine solch hochrangige Korrespondenzpartnerin haben Sie nicht alle Tage. Umso schwieriger ist es, in Ihrem Geschäftsbrief auf Anhieb den angemessenen Ton zu treffen. Schließlich wollen Sie der gewählten Volksvertreterin den gebührenden Respekt zollen. Welche Besonderheiten müssen Sie also bei der Anrede von Frau Merkel beachten? Für den Informationsblock ist die Antwort ganz einfach: Hier gilt grundsätzlich die DIN 5008. Etwas komplizierter sieht es nur bei Adresse und Anrede aus. mehr...

        sekretaria recherchiert

        c/o in der Adresse – wer darf öffnen?

        Immer häufiger findet sich die Abkürzung "c/o" auf Geschäftsbriefen. Was bedeutet diese Form der Adressierung? Wer darf diese Post öffnen? Wir haben für Sie recherchiert: Im Regelfall darf ein Unternehmen eingehende Post öffnen. mehr...

        DIN 5008

        Das höfliche Anschriftenfeld

        Wenn Computer das Denken übernehmen ... dann kann man sich als Mensch manchmal nur wundern. So erhält unser Leser Walter Sch. aus Stuttgart seit einiger Zeit Briefe, die im Anschriftenfeld als Namen nur noch "Sch., Walter" ausweisen. "Scheußlich", findet Herr Sch. und fragt, was die DIN 5008 dazu sagt. sekretaria hat recherchiert ... mehr...

        DIN 5008

        Das neue Anschriftenfeld

        Von allen Briefbestandteilen gehört das Anschriftenfeld sicherlich zu den wichtigsten. Denn was nützt Ihnen das beste Anschreiben, wenn es aufgrund einer fehlerhaften Adresse den Empfänger nicht erreicht? So ist es kein Wunder, dass sich die DIN 5008 ausführlich mit dem Anschriftenfeld beschäftigt. Grundsätzlich werden zwei Formen unterschieden: das Anschriftenfeld mit Rücksendeangabe und das Anschriftenfeld ohne Rücksendeangabe. mehr...

        DIN 5008

        Die Absenderangaben

        Die neue DIN 5008 ist nun schon eine Weile gültig, aber Hand aufs Herz: Wie gut beherrschen Sie die Neuerungen schon? In den folgenden Ausgaben des Newsletters werden wir immer wieder wichtige Regeln aus der DIN 5008 kurz vorstellen, quasi als Gedächtnisstütze. Den Start machen die Absenderangaben. Hier hat sich nicht nur einiges getan, dieser Bereich ist auch noch besonders wichtig. Nur mit korrekten Absenderangaben können Sie sicherstellen, dass unzustellbare Briefe an Sie zurückkommen – Sie also die Gelegenheit erhalten, zu recherchieren, wo der Fehler liegt. mehr...

        Die fünf größten Zweifelsfälle

        Ist die Abkürzung "z. Hd." noch zeitgemäß? Und wann darf man "gez." verwenden? Die DIN 5008 gibt Antworten auf die häufigsten Fragen zur Geschäftskorrespondenz. Doch gerade wenn es knifflig wird, sucht man dort oft vergeblich nach einer Lösung. Wir haben die Antworten auf die fünf größten Korrespondenz-Fragen dennoch gefunden. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 10: Zahlen, Größen, Formeln

        Wie wird eine Telefonnummer DIN-gerecht gegliedert? Was gilt für Hausnummern? Gerade wenn es um Zahlen geht, macht die DIN 5008 viele Vorgaben. Unsere Übersicht zeigt, worauf Sie achten müssen. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 11: DIN-gerechte Tabellen

        Sie müssen viele Informationen präsentieren? Dann überlegen Sie vermutlich auch, ob sich die Daten nicht vielleicht in einer Tabelle unterbringen lassen. Übersichtlich und geordnet sind die Werte dann aufgelistet. Und mit ein paar Handgriffen wird die Tabelle auch noch DIN-gerecht. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 12: Texte übersichtlich gestalten

        Wenn Sie in einem Text einzelne Wörter und Abschnitte hervorheben möchten, steht Ihnen eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung. Meist können Sie die Hervorhebungen per Knopfdruck in Word veranlassen. Aber es lauern auch Fallen auf Sie. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 1: Längere Texte DIN-gerecht gestalten

        Die überarbeitete DIN 5008 ist da und bringt viele umfangreiche Neuerungen. Künftig können Sie darin auch Regeln für längere Texte oder für das Einfügen von Bildern und Diagrammen nachschlagen. Diese Abschnitte wurden ganz neu in die DIN 5008 aufgenommen. Daneben wurden bereits bestehende Regelungen überarbeitet und auf den neuesten Stand gebracht. In den nächsten Ausgaben Ihrer sekretaria.de office-news stellen wir Ihnen die DIN 5008 in der neuesten Fassung eingehend vor. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 2: DIN-gerechte Diagramme

        Ebenso wie die längeren Texte wurden auch die Diagramme komplett neu in die DIN 5008 aufgenommen. Die Norm regelt nun, welche Bestandteile ein Diagramm in der Regel hat, wie Sie es innerhalb eines Textes positionieren und weitere Details. An einigen Stellen müssen Sie in Word und in Excel ein wenig tricksen, um Ihr Diagramm DIN-gerecht aufzubereiten. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 3: Absender und Empfänger

        Die Angaben zum Empfänger und zum Absender gehören zu den zentralen Informationen auf einem Briefbogen. Für die Empfängeradresse steht Ihnen natürlich das Anschriftenfeld zur Verfügung, für die Absenderangaben können Sie das Feld für die Rücksendeangabe sowie die Bezugszeichenzeile oder den Informationsblock nutzen. Allerdings sollten Sie die verschiedenen Varianten und Feinheiten der neuen DIN 5008 beachten. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 4: DIN-gerechte E-Mails

        E-Mails haben in den meisten Unternehmen Briefe oder Faxe als wichtigstes Kommunikationsinstrument abgelöst. Vermutlich schreiben Sie jeden Tag zahlreiche E-Mails - nicht nur intern, sondern auch an Kunden und Geschäftspartner. Daher ist es wichtig, sich bei der elektronischen Post an bestimmte Regeln zu halten. Immerhin wollen Sie ja auch hier professionell auftreten. Wenn Sie die Vorgaben der DIN 5008 für E-Mails beachten, können Sie nichts verkehrt machen. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 5: DIN-gerechte Abbildungen

        Verwenden Sie oft Abbildungen in Ihren Briefen oder anderen Dokumenten? Dann können Sie sich ab sofort an der DIN 5008 orientieren, wenn es z. B. um Fragen der Platzierung geht. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 6: Betreff, Teilbetreff und werbliche Elemente

        Betreff und Teilbetreff erleichtern dem Empfänger das Verständnis. Sie geben jeweils stichwortartig den Inhalt wieder: der Betreff denjenigen des gesamten Briefs, der Teilbetreff den des folgenden Absatzes. Mit werblichen Elementen wie "PS" oder auch "Übrigens" lenken Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers noch einmal auf einen wichtigen Aspekt Ihres Schreibens. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 7: Worttrennungen

        In der Regel nimmt Ihnen Word mit der automatischen Silbentrennung die Arbeit ab. Nichtsdestotrotz ist es sinnvoll, die Regeln der DIN 5008 zur Worttrennung zu kennen. mehr...

        Die neue DIN 5008 - Teil 8: Abkürzungen und Co.

        Abkürzungen sind natürlich nur dann sinnvoll, wenn alle Beteiligten sie verstehen. Das können Sie in manchen Fällen voraussetzen, etwa beim berühmten "z. B.". Oft aber ist es besser, auf Abkürzungen zu verzichten und die Wörter stattdessen auszuschreiben. Das gilt dann, wenn die Abkürzungen nur wenig geläufig sind oder im Text so viele davon auftreten, dass die Lesbarkeit leidet. Auch bei Wortergänzungen oder Auslassungen innerhalb eines Satzes ist oft Vorsicht angebracht. mehr...

        Korrespondenz

        Die richtige Anrede für eine adelige Doktorin (Leserfrage)

        Solch knifflige Korrespondenzprobleme kommen zum Glück nicht jeden Tag vor, aber es kann passieren: Sie müssen einen Brief an eine Prinzessin mit Doktortitel schreiben. Da stellen sich gleich eine ganze Reihe von Fragen. Wie zum Beispiel ist das Adressfeld korrekt gestaltet? Wie sollten Sie die Dame am Telefon und im persönlichen Gespräch ansprechen? Früher galt: Adlige werden nicht mit Herr oder Frau angeschrieben. Heute ist das jedoch anders. Im besagten Fall können Sie im Anschriftenfeld "Frau" benutzen. mehr...

        DIN 5008 - "klammern", aber richtig!

        Wie häufig nutzen Sie Klammern in Ihren Texten? Vor allem Hintergrundinformationen lassen sich so ganz leicht in Anschreiben, Präsentationen und Konzepte integrieren. Der Nachteil: Lange Einschübe machen Ihre Sätze viel zu komplex und unübersichtlich. Unser Tipp: Entscheiden Sie sich lieber einmal mehr als einmal weniger gegen eine geklammerte Erläuterung – Ihre Leser werden es Ihnen danken! Laut DIN 5008 müssen Sie die Klammern vor und nach den Textteilen, die sie einschließen, ohne Leerzeichen einfügen. mehr...

        DIN 5008 - wie viele Leerzeilen sind erlaubt?

        Egal ob Anfragen, Zwischenbescheide oder Kündigungen - unter Ihren Geschäftsbriefen fügen Sie stets einen freundlichen Gruß ein, gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer Position. Doch wie viele Leerzeilen sind laut DIN zwischen den einzelnen Elementen erlaubt? So darf zum Beispiel zwischen Ihrem Gruß und dem Anlagenvermerk lediglich eine Leerzeile stehen. mehr...

        DIN 5008 für Profis (1): DIN-gerechte Word-Tabellen (Word 2003 und Vorversionen)

        Was wären unsere Schriftstücke ohne Tabellen? Mit ihnen gelingt es, selbst umfangreiche Daten übersichtlich und professionell zu präsentieren. Lange Zahlenreihen können in Zeilen und Spalten ausgerichtet werden und die Kopfzeilen lassen sich prima einsetzen, um dem Leser zusätzliche Informationen zu liefern. Kein Wunder also, dass sie so oft zum Einsatz kommen. Aber nur wenige wissen, dass es für Tabellen auch die DIN 5008 gilt. Sie regelt, an welcher Position eine tabellarische Übersicht zu sitzen hat, welche Elemente sie enthalten sollte und welche Abstände zu den Rändern einzuhalten sind. Greifen Sie in die Word-Trickkiste, um alle Anforderungen zu erfüllen. Wir sagen Ihnen, wie's geht. mehr...

        DIN 5008 für Profis (1): DIN-gerechte Word-Tabellen (Word 2010 und 2007)

        Was wären unsere Schriftstücke ohne Tabellen? Mit ihnen gelingt es, selbst umfangreiche Daten übersichtlich und professionell zu präsentieren. Lange Zahlenreihen können in Zeilen und Spalten ausgerichtet werden und die Kopfzeilen lassen sich prima einsetzen, um dem Leser zusätzliche Informationen zu liefern. Kein Wunder also, dass sie so oft zum Einsatz kommen. Aber nur wenige wissen, dass es für Tabellen auch die DIN 5008 gilt. Sie regelt, an welcher Position eine tabellarische Übersicht zu sitzen hat, welche Elemente sie enthalten sollte und welche Abstände zu den Rändern einzuhalten sind. Greifen Sie in die Word-Trickkiste, um alle Anforderungen zu erfüllen. Wir sagen Ihnen, wie's geht. mehr...

        DIN 5008 für Profis (10): Auch Spalten brauchen Maß (Excel 2003 und Vorversionen)

        Im Hinblick auf die Spaltenbreite hat die DIN-Norm bestimmte Vorstellungen. Wie Sie diesen Anforderungen gerecht werden, erfahren Sie hier. mehr...

        DIN 5008 für Profis (10): Auch Spalten brauchen Maß (Excel 2010 und 2007)

        Im Hinblick auf die Spaltenbreite hat die DIN-Norm bestimmte Vorstellungen. Wie Sie diesen Anforderungen gerecht werden, erfahren Sie hier. mehr...

        DIN 5008 für Profis (2): Word-Vorlagen perfekt einrichten (Word 2003 und Vorversionen)

        Die DIN-Normen sind Ihnen als Sekretärin geläufig. Was wo stehen muss, ist kein Thema für Sie. Allerdings ist es in der Praxis oft nicht ganz einfach, die einzelnen Elemente am Computerarbeitsplatz an die gewünschte Position zu bringen, etwa: die richtige Zeile zu treffen, die gewünschten Abstände zu finden, die korrekte Einrückung zu definieren. Wir zeigen Ihnen anhand von Microsoft Word wie Sie die Normen in Dokumenten am PC umsetzen. mehr...

        DIN 5008 für Profis (2): Word-Vorlagen perfekt einrichten (Word 2010 und 2007)

        Die DIN-Normen sind Ihnen als Sekretärin geläufig. Was wo stehen muss, ist kein Thema für Sie. Allerdings ist es in der Praxis oft nicht ganz einfach, die einzelnen Elemente am Computerarbeitsplatz an die gewünschte Position zu bringen, etwa: die richtige Zeile zu treffen, die gewünschten Abstände zu finden, die korrekte Einrückung zu definieren. Wir zeigen Ihnen anhand von Microsoft Word, wie Sie die Normen in Dokumenten am PC umsetzen. mehr...

        DIN 5008 für Profis (3): Tabulatoren für Bezugszeichen (Word 2003 und Vorversionen)

        Die meisten Schwierigkeiten in Sachen DIN-Norm ergeben sich in der Praxis, wenn die Bezugszeichenzeile korrekt in Textblöcke geteilt werden soll. Die einzelnen Gruppen werden mithilfe von Tabulatoren angelegt. Diese haben nach DIN-Norm jeweils einen Abstand von 5 cm und schon so manchen Profi zum Schwitzen gebracht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die gewünschten Positionen problemlos einrichten. mehr...

        DIN 5008 für Profis (3): Tabulatoren für Bezugszeichen (Word 2010 und 2007)

        Die meisten Schwierigkeiten in Sachen DIN-Norm ergeben sich in der Praxis, wenn die Bezugszeichenzeile korrekt in Textblöcke geteilt werden soll. Die einzelnen Gruppen werden mit Hilfe von Tabulatoren angelegt. Diese haben nach DIN-Norm jeweils einen Abstand von 5 cm und schon so manchen Profi zum Schwitzen gebracht. Wir zeigen Ihnen, wie die gewünschten Positionen problemlos einrichten. mehr...

        DIN 5008 für Profis (4): Seitennummerierung nach DIN 5008 (Word 2003 und Vorversionen)

        Mehrseitige Briefe müssen korrekt nummeriert werden. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word übernimmt diese Aufgabe für Sie. Mit welchen Befehlen Sie schnell zum Ziel kommen, lesen Sie hier. mehr...

        DIN 5008 für Profis (4): Seitennummerierung nach DIN 5008 (Word 2010 und 2007)

        Mehrseitige Briefe müssen korrekt nummeriert werden. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word übernimmt diese Aufgabe für Sie. Mit welchen Befehlen Sie schnell zum Ziel kommen, lesen Sie hier. mehr...

        DIN 5008 für Profis (5): Excel-Tabellen nach DIN 5008 (Excel 2003 und Vorversionen)

        Die DIN 5008 sind eigentlich Schreibregeln für Briefe und größere Dokumente wie Geschäftsbriefe, Manuskripte und Tiposkripte. Das insgesamt 74 Seiten umfassende Regelwerk aus dem Jahr 2011 macht aber auch vor Tabellen nicht halt. Wenn Sie also Excel-Tabellen als Bestandteile und Anhänge von Geschäftsbriefen verwenden, empfiehlt sich auch hier die Einhaltung der Norm, die uns bereits seit dem Jahr 1949 durch den Büroalltag begleitet. mehr...

        DIN 5008 für Profis (5): Excel-Tabellen nach DIN 5008 (Excel 2010 und 2007)

        Die DIN 5008 sind eigentlich Schreibregeln für Briefe und größere Dokumente wie Geschäftsbriefe, Manuskripte und Tiposkripte. Das insgesamt 74 Seiten umfassende Regelwerk aus dem Jahr 2011 macht aber auch vor Tabellen nicht halt. Wenn Sie also Excel-Tabellen als Bestandteile und Anhänge von Geschäftsbriefen verwenden, empfiehlt sich auch hier die Einhaltung der Norm, die uns bereits seit dem Jahr 1949 durch den Büroalltag begleitet. mehr...

        DIN 5008 für Profis (6): Zahlen gliedern und mehr in Excel (Excel 2003 und Vorversionen)

        Im Zusammenhang mit der Tabellenkalkulation Excel sind u. a. Zahlengliederungen und Zahlenaufstellungen von Bedeutung. Dezimale Teilungen und die Gliederung von Zahlen im Tausenderbereich haben es in sich. Gewusst wie, handelt es sich nicht um ein Hexenwerk. Lesen Sie hier, wie Sie die geforderten DIN-Normen mit geeigneten Funktionen ganz einfach in Excel korrekt umsetzen. mehr...

        DIN 5008 für Profis (6): Zahlen gliedern und mehr in Excel (Excel 2010 und 2007)

        Im Zusammenhang mit der Tabellenkalkulation Excel sind u. a. Zahlengliederungen und Zahlenaufstellungen von Bedeutung. Dezimale Teilungen und die Gliederung von Zahlen im Tausenderbereich haben es in sich. Gewusst wie, handelt es sich nicht um ein Hexenwerk. Lesen Sie hier, wie Sie die geforderten DIN-Normen mit geeigneten Funktionen ganz einfach in Excel korrekt umsetzen. mehr...

        DIN 5008 für Profis (7): Kalenderdaten, Uhrzeit etc. in Excel (Excel 2003 und Vorversionen)

        Auch was die Angaben zu Datum und Uhrzeit oder die Addition von Zahlen erfasst, ist die DIN-Norm pingelig. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Anforderungen in Ihrer Tabellenkalkulation Excel umsetzen und wo Sie die für diesen Zweck besten Werkzeuge finden. mehr...

        DIN 5008 für Profis (7): Kalenderdaten, Uhrzeit etc. in Excel (Excel 2010 und 2007)

        Auch was die Angaben zu Datum und Uhrzeit oder die Addition von Zahlen angeht, ist die DIN-Norm pingelig. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Anforderungen in Ihrer Tabellenkalkulation Excel umsetzen und wo Sie die für diesen Zweck besten Werkzeuge finden. mehr...

        DIN 5008 für Profis (8): Excel und das Anschriftenfeld (Excel 2003 und Vorversionen)

        Wenn Sie eine Rechnung, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder Mahnung, mithilfe einer Excel-Tabelle erstellen und verschicken, sollte das Anschriftfeld nach den gültigen DIN-Normen generiert werden. Das heißt, Sie müssen die geforderten Maße in Excel umsetzen. Wenn Sie die richtigen Werte für Zeilen und Spalten kennen, ist das ein Kinderspiel. Wir haben die Werte für Sie ausgetüftelt. mehr...

        DIN 5008 für Profis (8): Excel und das Anschriftenfeld (Excel 2010 und 2007)

        Wenn Sie eine Rechnung, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder Mahnung, mithilfe einer Excel-Tabelle erstellen und verschicken, sollte das Anschriftfeld nach den gültigen DIN-Normen generiert werden. Das heißt, Sie müssen die geforderten Maße in Excel umsetzen. Wenn Sie die richtigen Werte für Zeilen und Spalten kennen, ist das ein Kinderspiel. Wir haben die Werte für Sie ausgetüftelt. mehr...

        DIN 5008 für Profis (9): Brieftexte perfekt in Excel (Excel 2003 und Vorversionen)

        Wer seine Rechnungen und Mahnungen, eventuell darüber hinaus Angebote und Auftragsbestätigungen mit Excel erfasst, für den stellt sich die Frage, wie man in Excel die einzelnen Elemente an der richtigen Höhenposition unterbringt. Wie das klappt und welche Berechnungen Sie dazu durchführen müssen, lesen Sie hier. mehr...

        DIN 5008 für Profis (9): Brieftexte perfekt in Excel (Excel 2010 und 2007)

        Wer seine Rechnungen und Mahnungen, eventuell darüber hinaus Angebote und Auftragsbestätigungen mit Excel erfasst, für den stellt sich die Frage, wie man in Excel die einzelnen Elemente an der richtigen Höhenposition unterbringt. Wie das klappt und welche Berechnungen Sie dazu durchführen müssen, lesen Sie hier. mehr...

        DIN 5008: Anlagen- und Verteilvermerk

        "Beigefügt finden Sie ..." So oder so ähnlich beginnen zahlreiche E-Mails, um den Empfänger auf den Dateianhang aufmerksam zu machen. Doch auch in Briefen kann man Dokumente beilegen. Hier sind Formulierungen wie "Anbei ..." allerdings tabu. Nutzen Sie stattdessen den so genannten Anlagenvermerk, um den Adressaten auf ein Attachment hinzuweisen. Versenden Sie das Schreiben gleichzeitig an mehrere Personen, hilft ein Verteilvermerk, um die einzelnen Empfänger gegenseitig aufeinander aufmerksam zu machen. So vermeiden Sie, dass sich die Adressaten Ihren Brief gegenseitig weiterleiten, obwohl sie ihn schon längst erhalten haben. mehr...

        DIN 5008: Aufzählungszeichen

        In Ihrer täglichen Bürokorrespondenz ist Übersichtlichkeit das A und O. Klar, das geht am einfachsten mit Aufzählungen. Aber wie gestalten Sie diese am besten? Sollten Sie bei der klassischen Nummerierung bleiben? Oder sind "Bullet Points" übersichtlicher? Andererseits: Originell wären doch auch mal Pfeile oder Dreiecke. Gibt es denn dafür keine Regeln? Machen Sie Schluss mit der Verwirrung! In unseren DIN-gerechten Mustertexten sehen Sie, welche Aufzählungsvarianten möglich und gängig sind. Damit bringen Sie problemlos Ordnung in jeden Text. Grundsätzlich gilt: Ausgefallene Aufzählungszeichen sind ebenso erlaubt wie Ziffern, Buchstaben und Punkte. mehr...

        DIN 5008: Betreff und Teilbetreff

        Wie eine Überschrift steht die Betreffzeile für die Botschaft eines Briefs und erleichtert dem Leser den Einstieg. So kann sich der Adressat sofort ein Bild vom Inhalt des Schreibens machen. Viele Empfänger beurteilen danach die Dringlichkeit der Nachricht und entscheiden, ob Sie den Brief sofort lesen - oder erst zu einem späteren Zeitpunkt. Entwickeln Sie daher bei der Betreffzeile Kreativität und machen Sie Ihre Leser neugierig. Laut DIN 5008 dürfen Sie dabei auch ruhig einmal etwas ausführlicher werden und den Betreff über zwei Zeilen laufen lassen. Aber Achtung: Lassen Sie die Betreffzeile niemals mit einem Punkt enden! mehr...

        Erleichtern Sie sich die Ablage mit Falzmarken

        Die Ablage ist für die meisten eine ungeliebte Aufgabe - sicherlich auch für Ihre Kunden und Geschäftspartner. Falz- und Lochmarkierungen erleichtern das Ablegen und Archivieren von Dokumenten erheblich. Die Position dieser Marken ist in der DIN 5008 eindeutig vorgegeben und mit dem Textverarbeitungsprogramm Word können Sie diesen Zusatz-Service im Handumdrehen auf jeden Brief zaubern. Diese kleine Geste wird Ihren Geschäftspartnern mit Sicherheit positiv in Erinnerung bleiben. Gehen Sie dazu wie folgt vor. mehr...

        Die neue DIN 5008

        Falt- und Lochmarken in Word richtig setzen

        Die Vorgaben der DIN 5008, an welchen Positionen die Falt- (oder auch Falz-) und Lochmarken auf einem Briefbogen zu sitzen haben, sind eindeutig. Aber wie bekommen Sie die kleinen Striche auch genau dahin, wenn Sie einen Briefbogen selbst einrichten? Zum Glück liefert Word alle Funktionen, die Sie dafür brauchen, mit. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie es geht. mehr...

        Fehler in Angeboten und Rechnungen vermeiden

        Steht vor dem Währungszeichen eine Leerstelle? Schreibt man untereinander stehende Preise links oder rechtsbündig? Und werden Summen tatsächlich doppelt unterstrichen? Gerade beim Verfassen von Angeboten und Rechnungen tauchen solche Fragen immer wieder auf. Laut DIN 5008 ist es zum Beispiel egal, ob das das Euro-Symbol vor oder nach dem dazugehörigen Wert steht, Hauptsache es ist durch ein Leerzeichen davon getrennt. Das gilt übrigens auch, wenn Sie die Währung mit EUR abkürzen. mehr...

        DIN 5008 in der Praxis

        Kopf- und Fußzeilen im Querformat richtig setzen

        In der DIN 5008 heißt es im Abschnitt über längere Texte zum Querformat: "Eventuelle Kopf- und Fußzeilen dürfen nicht mitgedreht werden." Das ist eine klare Anweisung, die aber in der Praxis gar nicht so leicht umzusetzen ist. Denn Word dreht die Kopf- und Fußzeilen automatisch mit, wenn Sie eine Seite als Querformat definieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Text dennoch DIN-gerecht gestalten können. mehr...

        Paare richtig anschreiben

        Verheiratet, unverheiratet oder mit Doppelnamen - für Paare gibt es keine allgemeingültige Anrede. Daher müssen Sie bei jedem Brief von Neuem überlegen, wie Sie das Briefkuvert korrekt beschriften. Schon ein kleiner Fehler kann die Adressaten nachhaltig verärgern und so eine Geschäftsbeziehung gefährden. Unser Tipp: Greifen Sie niemals - auch nicht als Notlösung - auf veraltete Formulierungen, wie "Herr Robert Müller und Gattin" zurück. Machen Sie sich stattdessen die Mühe und finden Sie den korrekten Namen der Ehefrau heraus, um auch sie persönlich anzusprechen. mehr...

        Richtig kuvertieren nach DIN 5008

        Die DIN 5008 gibt Ihnen nicht nur Tipps und Hinweise zur korrekten Gestaltung von Geschäftsbriefen und E-Mails. Sie regelt auch die Beschriftung von Kuverts. Denn nur, wenn Adresse, Absender und Zusatzvermerke an der richtigen Stelle stehen, können die Post oder andere Briefdienstleister Ihre Briefe schnell und zuverlässig zustellen. Lassen Sie zum Beispiel unter der Anschrift unbedingt etwas Platz. Dieser wird zur Codierung Ihres Kuverts benötigt. mehr...

        Korrespondenz

        Schrägstriche und "bis"-Zeichen richtig einsetzen

        Die deutsche Rechtschreibung beherrschen Sie aus dem Effeff und einen Brief nach der DIN 5008 können Sie blind gestalten? Dann richten Sie Ihren Blick doch einmal auf die Schrägstriche und "bis"-Zeichen. Denn oft sind es Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen einem guten und einem perfekten Schreiben ausmachen. Bei diesen Zeichen sind sich viele Schreiber unsicher, wann sie was benutzen sollen und ob Leerzeichen stehen müssen oder nicht. Mit unseren Hinweisen setzen Sie garantiert das richtige Zeichen und in unserem » Quiz trainieren Sie Ihr Wissen gleich mit. mehr...

        DIN-gerechte Geschäftsbriefe

        So fügen Sie Outlook-Kontaktdaten in Word ein

        Gut gepflegte Adressdaten in Outlook können Gold wert sein. Dann können Sie z. B. ruckzuck per Knopfdruck in das Anschriftenfeld eines Briefes die Adresse des Empfängers einfügen. Dafür stellt Word eine eigene Schaltfläche zur Verfügung. Aber leider ist die Adresse, wie Word sie einfügt, nicht DIN-gerecht. Da heißt es dann: Hand anlegen. Zum Glück können Sie die Befehlsfolge recht einfach verändern. Schon steht dem schnellen und korrekten Versand von Briefen nichts mehr im Wege. mehr...

        Texte gliedern

        So schaffen Sie DIN-gerecht Übersicht in Texten

        Leserfreundlichkeit heißt das Schlagwort, das Sie als Korrespondenzprofi immer im Hinterkopf behalten sollten – gerade bei umfangreichen Dokumenten. Vor allem muss sich der Empfänger ohne Weiteres im Text zurechtfinden. Deshalb kommt kein längerer Text ohne eine sinnvolle Gliederung aus. Die DIN 1421 gibt Ihnen dafür einen hilfreichen Leitfaden an die Hand. Eine der Empfehlungen der Norm: Ihre Gliederung sollte höchstens dreistufig sein. In unseren Downloads erfahren Sie, wie die Gliederung aussehen sollte und welche Regeln die DIN 1421 für Textverweise vorsieht. mehr...

        Unterschriftenregelung

        Unterschriftenregelung - wo stehen ppa., i. V. und i. A.? (Leserfrage)

        Ppa., i. V., i. A – werden diese Unterschriftenzusätze in Ihrem Unternehmen verwendet? Dann haben Sie vielleicht schon einmal gerätselt, wohin Sie das jeweilige Kürzel schreiben sollen. Und gilt dann in Ihrem Unternehmen auch noch das Vier-Augen-Prinzip, ist das Durcheinander perfekt: Platzieren beide Personen die Zusätze vor ihren Namen, über den Unterschriften oder wird gar nach dem Rang unterschieden? Bei solchen kleinen, aber kniffligen Korrespondenzfragen ist die DIN 5008 die richtige Adresse. Wir haben für Sie nachgeschlagen und herausgefunden: Am besten stehen die Kürzel jeweils vor dem gedruckten Namen, die Unterschrift direkt darüber. mehr...

        DIN 5008

        Vier Tipps für DIN-gerechte längere Texte

        Seit April 2011 regelt die DIN 5008 auch die Gestaltung von längeren Texten – wir haben darüber berichtet. Haben Sie die Änderungen in Ihrem Unternehmen schon umgesetzt? Oder gestalten noch alle Kollege ihre Berichte und Protokolle nach Gutdünken? Wenn Sie bei längeren Texten für ein einheitliches, DIN-gerechtes Layout sorgen wollen, sind Absprachen unabdingbar. Legen Sie gemeinsam fest, welche Standards von nun an gelten sollen – und erarbeiten Sie eine Dokumentenvorlage. Das ist schon die halbe Miete. Übrigens: Auf www.sekretaria.de finden Sie neben vielen weiteren Informationen auch ein » Quiz zum Thema "Längere Texte und die DIN 5008". mehr...

        Ihre Korrespondenzfrage

        Vorab per Fax – wo steht die Nummer? (Leserfrage)

        Auch wenn Internet und E-Mail Ihre tägliche Bürokorrespondenz immer stärker bestimmen – manchmal haben die vermeintlich altmodischen Kommunikationswege ihre Vorteile. Etwa wenn Sie einem Geschäftspartner ein wichtiges Dokument zur Ansicht schicken wollen, bevor Sie es in die Post geben. Das geht am schnellsten per Fax. So sieht es auch unsere Leserin Ingrid F. aus Donauwörth. Allerdings ist sie bei dieser Methode unsicher, wie die Briefseite aufgebaut sein muss. Sie fragt: "Wenn der Brief per Fax rausgeht, erscheint nach einer Leerzeile im Anschriftenfeld die Fax-Nummer. Ist es so richtig?" In solchen Fällen gibt die DIN 5008 Auskunft. mehr...

        Leserfrage

        Wann darf man das Kürzel "a. D." verwenden? (Leserfrage)

        Hin und wieder finden Sie auf Briefen die Abkürzung "a. D.". Damit zeigt der Absender, dass er sich bereits im Ruhestand befindet. sekretaria Nutzerin Ulrike S. fragt: "Wird dieser Zusatz von allen Berufsgruppen verwendet? Und wann sollte man das Kürzel in die Adresszeilen Ihrer Korrespondenz übernehmen?" Klar ist: "Außer Dienst" ist zunächst einmal jeder Rentner. Doch deswegen gibt es noch lange keinen Rechtsanwalt oder Maschinenbauingenieur "a. D.". Ein Blick ins Gesetz löst das Rätsel... mehr...

        Geschäftskorrespondenz

        Was sagt die DIN 5008 zur Schriftgröße? (Leserfrage)

        Wenn es um die professionelle Geschäftskorrespondenz Ihres Unternehmens geht, ist die Gestaltung der Briefbögen die halbe Miete. Das dachte sich wahrscheinlich auch der Chef unserer Leserin Hannah K. als er die Vorlagen des Unternehmens überarbeiten ließ. Leider blieb dabei die Lesbarkeit bei Schriftgröße 9 Punkt auf der Strecke. Hannah K. möchte jetzt wissen: "Gibt es für solche Fälle eine Vorgabe der DIN 5008, mit der ich meinen Vorgesetzten überzeugen kann?" Eine verbindliche Regelung existiert leider nicht. Die Empfehlung ist aber klar: nicht kleiner als 10 Punkt! mehr...

        Besonderheiten im Anschriftenfeld

        Wohin mit Ortsteilen und Adresszusätzen?

        Die Gestaltung der Anschriftenfelder ist in der DIN 5008 genau geregelt. Darin finden Sie nicht nur Vorschriften für alle herkömmlichen Adressgestaltungen mit Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Auch bei Sonderfällen gibt die DIN 5008 Auskunft. Dazu gehören die Positionierung des Ortsteils und der Appartmentnummer. Zu diesem Thema haben wir zwei Fragen von Leserinnen erhalten und haben für Sie recherchiert. mehr...

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