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              10 Fragen, um bei Meetings Zeit und Geld zu sparen

              Zeit ist Geld, das gilt auch und vor allem bei Meetings. Rechnen Sie doch mal nach, wie viele Arbeitsstunden Ihr Chef, die Kollegen und Sie selbst im Monat durchschnittlich in Besprechungen verbringen und wie viel diese Arbeitsstunden kosten. Da kommt ein ganz schönes Sümmchen zusammen. Da heißt es, die Zeit für Meetings kurz zu halten und geschickt zu nutzen. Das bedeutet übrigens nicht, alle Themen möglichst schnell durchzupeitschen. Im Gegenteil: Planen Sie von vornherein Pausen mit ein, denn nur dann bleiben alle Teilnehmer bis zum Schluss konzentriert und motiviert bei der Sache. Wir haben 10 Tipps für Sie, mit denen Sie für effektive Besprechungen sorgen. mehr...

              Agenda-Assistent: wertvolle Hilfe für Word-Profis

              Eine gut gestaltete und geplante Agenda ist das Herzstück eines jeden Meetings. Sie zeigt den Teilnehmern schon im Vorfeld, welcher Dramaturgie die Veranstaltung folgt, wie viel Zeit die einzelnen Besprechungspunkte etwa einnehmen werden und wer jeweils für den Inhalt verantwortlich ist. Die Planung des Ablaufs selbst ist ja schon aufwändig genug. Da ist es gut, dass Ihnen mit dem Agenda-Assistenten von Word ein mehr als praktisches Instrument für die Gestaltung zur Verfügung steht. Das Beste ist: Sie müssen nicht von Anfang an die Informationen beisammen haben – alle Angaben können Sie auch später noch problemlos ergänzen und verändern. mehr...

              Chef unterwegs

              Apps für Meetings und Besprechungen

              Was ist Ihrem Chef wichtig, wenn er unterwegs ist? Will er vor allem die Ergebnisse von Besprechungen schnell kommunizieren? Oder schaut er besonders auf die Kosten von Meetings und Workshops? In solchen Fällen schlägt die Stunde der nützlichen Apps auf dem Smartphone. Mit den kleinen Programmen können Sie das Smartphone Ihres Chefs so umrüsten, wie es für seine Arbeit und seine Vorgehensweisen am besten passt. Je nachdem, welche Aufgaben auf Sie und ihn zukommen, können Sie Apps hinzufügen – oder auch wieder löschen. Wir haben drei Programme für Sie herausgesucht, die nützlich sind, wenn Ihr Chef unterwegs und bei Besprechungen ist mehr...

              Besprechungen – Unterbrechungen geschickt vermeiden

              Sie kennen das Problem: Für 14.00 h ist eine Besprechung festgesetzt, es ist bereits 14.05 h. Langsam trudeln die Teilnehmer ein. Die notorischen Zuspätkommer gibt es immer. Der Kaffee fehlt noch. Die ersten Handys klingeln bereits. Damit es gar nicht erst so weit kommt, geben wir Ihnen einige Tipps. mehr...

              Besprechungen (1)

              Besprechungen (1): Terminplanung in internationalen Meetings

              "Vereinbaren Sie doch bitte ein Meeting mit den Norwegern, am besten gleich am Montagmorgen um 9 Uhr!" – wenn Ihr Chef mit diesem Wunsch auf Sie zukommt, sollten Sie versuchen, ihn zu bremsen. Denn mit diesem Terminwunsch wird er bei seinen Gesprächspartnern auf wenig Gegenliebe stoßen. Bei der Planung von Besprechungen, an denen Menschen aus verschiedenen Nationen teilnehmen, ist Fingerspitzengefühl gefordert. Die Bedeutung, die Zeit jeweils hat, spielt dabei eine entscheidende Rolle. Das sollten Sie nicht nur für den Zeitpunkt des Meetings berücksichtigen, sondern auch bei der Dauer und der Tagesordnung. mehr...

              Besprechungen (2)

              Besprechungen (2): Die Grundregeln der Moderation

              Sie sollen erstmals eine Besprechung leiten? Keine Sorge, als Sekretärin bringen Sie die notwendigen sozialen und kommunikativen Kompetenzen schon mal mit, um eine Diskussion anzuregen und in die gewünschten Bahnen zu lenken. Wichtig ist, dass Sie den Teilnehmern vermitteln, dass jeder Beitrag ausreichend gewürdigt wird und dass Sie auch die Zeit im Griff haben. Machen Sie sich im Vorfeld die verschiedenen Phasen eines Meetings und Ihre jeweiligen Aufgaben darin bewusst – dann kann gar nichts mehr schiefgehen. Mit unserer Checkliste zum Verhalten eines Besprechungsleiters können Sie sich detailliert vorbereiten. mehr...

              Digitales Diktieren

              Die Zeiten, in denen Sie als Sekretärin/Assistentin nach einer Geschäftsreise Ihres Chefs die Bänder seines Diktiergerätes auf den Schreibtisch gelegt bekamen und tagelang Briefe, Protokolle oder Memos schreiben mussten, sind - dank der neuen digitalen Diktiergeräte - längst vorbei. mehr...

              Effektive Protokollführung Teil 2: Form und Gestaltung eines Protokolls

              In Teil 2 unserer Serie über "Effektive Protokollführung" zeigen wir Ihnen, was Sie bei Aufbau und Gestaltung eines Protokolls beachten sollten, und wie Sie den richtigen Sprachstil zur Ausformulierung eines Protokolls treffen. mehr...

              Effektive Protokollführung Teil 3: Die Vorbereitung

              Im dritten Teil unserer Serie zur Protokollführung zeigen wir Ihnen dieses Mal, wie Sie sich am besten auf eine Protokollsitzung vorbereiten. mehr...

              Effektive Protokollführung Teil 4: Richtig protokollieren

              Im vierten und letzen Teil unserer Serie "Effektive Protokollführung" zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Mitschrift und bei der Protokollanfertigung beachten sollten. mehr...

              Kosten senken

              Flughäfen als Tagungsort nutzen

              Wenn Sie für Meetings viel reisen, wissen Sie: Der Weg vom Flughafen zum Ort der Besprechung kann viel Zeit und Nerven kosten. Zuerst müssen Sie ein Taxi oder den Weg zu Bus und Bahn suchen, dann stehen Sie entweder im Stau oder dicht an dicht zwischen anderen Fahrgästen. All das führt zu Verzögerungen und wie Sie wissen: Zeit ist Geld. Vor allem, wenn mehrere Teilnehmer an der Besprechung per Flugzeug anreisen, können Sie den Aufwand senken: Mieten Sie sich Tagungsräume am Flughafen. Reisende Kollegen und Geschäftspartner werden Ihnen dankbar sein, wenn sich der Stress reduziert. mehr...

              Kurzfristige Terminabsagen

              Trotz hervorragender Organisation kommt es vor, dass Sie kurzfristig einen Termin Ihres Chefs absagen müssen. Oftmals lässt der Kunde oder Geschäftspartner dann seinen Ärger an Ihnen aus. Wir verraten Ihnen, wie Sie sich solche unangenehmen Momente ersparen. mehr...

              Meeting

              Laden Sie englischsprachige Gäste zur Besprechung

              Einmal im Jahr treffen sich die Vertriebsleiter aus den verschiedenen Geschäftsstellen Ihrer Firma und hecken neue Marketingstrategien aus. Die Vorbereitungen sind bei Ihnen in guten Händen, selbst bei gesteigertem Schwierigkeitsgrad: Mit der englischen Muster-E-Mail aus unserem Download fühlen sich auch die Mitarbeiter aus internationalen Standorten herzlich eingeladen. Achten Sie bei der Formulierung Ihres Schreibens aber auf den angemessenen Tonfall. Auch wenn es bei der internen Kommunikation etwas lockerer zugeht, müssen Sie die Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen im Hinterkopf behalten. mehr...

              Meetings professionell vorbereiten

              Meetings sind aus dem heutigen Arbeitsleben gar nicht mehr wegzudenken. Neue Produktideen, Kooperationsverträge und Personalbedarf besprechen die Verantwortlichen vorab in gemeinsamer Runde, erst dann treffen sie eine Entscheidung. Damit wird jedes Meeting zu einer neuen Herausforderung - nicht nur für die Teilnehmer, sondern auch für Sie. Denn eine Besprechung hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab. Achten Sie zum Beispiel schon bei der Terminanfrage darauf, dass Sie wirklich nur diejenigen Personen einladen, die das Meeting auch tatsächlich bereichern können. mehr...

              Nachbereitung einer Besprechung

              Die Besprechung ist zu Ende, die gesamte Anspannung, die während der Vorbereitungen und des Meetings selbst geherrscht hat, klingt langsam ab. Doch auch nach dem erfolgreichen Abschluss einer Besprechung ist für die Verantwortlichen die Arbeit noch nicht ganz getan. Hier finden Sie ein paar Tipps, die Ihnen bei der Nachbearbeitung hilfreich sein können. mehr...

              Kreativitätstechniken

              Pfiffige Aufwärmübungen für Meetings & Co.

              In einem Meeting die Gedanken fliegen lassen und ganz ohne Scheu Ideen produzieren? Das ist nicht jedermanns Sache. Trotzdem sollten Sie auf Kreativitätstechniken wie Brainstorming und Brainwriting nicht verzichten. Auch wenn es anfangs schwerfällt, die Ergebnisse sind meist sehr überzeugend. Blockaden und Hemmungen der Teilnehmer können Sie ganz einfach ausschalten. Kleine Aufwärmübungen machen Spaß und bringen die grauen Zellen der Teilnehmer in Gang. Probieren Sie es aus! Ihre Kollegen werden vor guten Einfällen nur so sprühen. Für das Schlagwortspiel z. B. benötigen Sie nichts als einige Bücher und Klebezettel. mehr...

              Professionelle Gästebetreuung

              "Nehmen Sie ruhig schon mal Platz und bedienen Sie sich, Herr Dr. Müller kommt sofort!" Erkennen Sie sich wieder? Nun, diesen Spruch würden Sie als Gastgeber auch nicht unbedingt Ihren Gästen zu Hause zurufen, nachdem Sie sie hereingelassen haben. Nehmen Sie sich im beruflichen Umfeld genauso viel Zeit für Gäste wie im privaten Bereich. Wahrscheinlich würden Sie Ihren Gast ins Wohnzimmer geleiten, ihm einen Platz zuweisen, ein Getränk anbieten und es ihm auch servieren. Auch Geschäftsbesuch möchte willkommen sein und sich wohl fühlen. Am besten ab der ersten Minute. Wie macht man das? mehr...

              Reservierungen & Co.

              Rechte und Pflichten bei einem Restaurantbesuch

              Der bestellte Tisch ist nicht frei? Sie warten eine halbe Ewigkeit auf Ihr Essen? Oder Ihr Chef findet sogar das sprichwörtliche Haar in seiner Suppe? Gegen solche Missstände im Restaurant können Sie und Ihr Chef sich wehren. Allerdings ist es hier wichtig, zu wissen, was zu tun ist, wie man korrekt vorgeht. Wer z. B. das Lokal einfach verlässt, weil der Kellner nicht zum Abkassieren kommt, riskiert eine Anzeige wegen Zechprellerei. Und: Als Gast haben Sie auch Pflichten. Wir klären auf, wie Sie bei Problemen im Restaurant am besten zu Ihrem Recht kommen. mehr...

              Moderne Kommunikationsmittel

              Richtiges Verhalten während einer Videokonferenz

              Es gibt viele Gründe, eine Videokonferenz durchzuführen. Für Ihren Chef wird die Kostenersparnis wichtig sein: Je weiter die teilnehmenden Personen voneinander entfernt wohnen, desto größer ist die Ersparnis. Zudem freut sich die Umwelt über Videokonferenzen; denken Sie nur an die Flüge oder Autofahrten, die eingespart werden können. Für Sie ist der Organisationsaufwand einer Videokonferenz deutlich geringer als bei Face-to-Face-Meetings. Zudem können per Videokonferenz regelmäßige Besprechungen vereinbart werden, wo sonst nur ein monatliches Treffen aus Kostengründen möglich wäre. Damit diese besondere Form der Kommunikation auch erfolgreich ist, sollten alle Teilnehmer ein paar Verhaltensregeln beachten. Die Unterschiede zwischen Videokonferenzen und Face-to-Face-Treffen können Sie in unserem Download nachlesen. mehr...

              E-Mail, Telefon und Internet zum Trotz

              Setzen Sie auf persönliche Treffen

              Müssen Sie für Ihren Job eigentlich Ihr Büro noch verlassen? Eine Bestellung können Sie über das Internet aufgeben, dem Interessenten schicken Sie die Produktunterlagen schnell via E-Mail zu und die neuen Verkaufszahlen geben Sie dem Außendienstkollegen per Telefon durch. Aber auch wenn all dies sehr bequem ist, finden Sie nicht auch, dass dabei etwas ganz Wesentliches auf der Strecke bleibt – der persönliche Kontakt? Unsere Kolumnistin Claudia Nöllke ist dieser Frage einmal nachgegangen und hält ein Plädoyer für Konferenzen, Tagungen und alle anderen Möglichkeiten, dem anderen mal wieder von Angesicht zu Angesicht gegenüberzustehen. mehr...

              Besucherbetreuung

              Sorgen Sie bei Gästen für gute Laune

              Im Unternehmen hat sich hoher Besuch angesagt? Dann sind meist Ihre Gastgeberqualitäten gefragt, denn heutzutage gehört es zu den zentralen Aufgaben einer Sekretärin, das Unternehmen zu repräsentieren. Und wie so oft zählen die Kleinigkeiten. Welchen Eindruck erhält der Gast von den Räumen, die er betritt? Wie ist sein Empfang an der Pforte? Und wie wohl fühlt er sich an seinem Platz im Besprechungsraum? Machen Sie doch einmal eine Runde durch das Unternehmen und versuchen Sie, alles mit seinen Augen zu sehen. Womöglich fallen Ihnen viele kleine Verbesserungen auf, die den Gesamteindruck nachhaltig positiv gestalten. mehr...

              Diktate

              Stenografie – oder doch die technischen Alternativen?

              "Bitte zum Diktat!" Generationen von SekretärInnen griffen zu Block und Bleistift, wenn dieser Ruf aus dem Chefbüro ertönte. Kommt der Satz auch Ihnen bekannt vor? Oder haben Sie ihn noch nie von Ihrem Vorgesetzten gehört? Aufgrund von PC, USB und digitaler Kommunikation ist Stenografie in den Büros nur noch selten gefragt. Aber welche Alternativen hat die Technik überhaupt zu bieten? Und lohnt sich die Anschaffung von Geräten und Software? Wir denken ja, denn die Entwicklung bringt viele Vorteile mit sich. Bitten Sie doch Ihren Chef, Ihnen seine Aufzeichnung schon während der Geschäftsreise zuzuschicken. Dann sind Sie mit den Mitschriften bereits fertig, wenn er ins Büro zurückkehrt. mehr...

              Reisekosten senken, Zeit gewinnen

              Videokonferenzen und virtuelle Meetings

              Keine Hotel- und Reisekosten, keine An- und Abreise, schnelle und unkomplizierte Organisation von Treffen – die zahlreichen Vorteile von virtuellen Meetings haben viele Chefs überzeugt. Zwar sind professionelle Videokonferenzsysteme in der Anschaffung immer noch recht kostspielig, aber die Ausgaben amortisieren sich in der Regel schnell. Die wichtigste Voraussetzung, die Sie immer prüfen müssen, ist eine ausreichend hohe Bandbreite für die Datenübertragung. Aber wenn das erfüllt ist, lassen sich solche Meetings für alle Beteiligten bequem durchführen. mehr...

              Sprachprofis buchen

              Wie Sie Dolmetscher optimal einsetzen

              Ein internationales Meeting, bei dem über wichtige Vertragsdetails verhandelt wird? Eine Konferenz mit Gästen aus aller Welt? Im Geschäftsalltag gibt es viele Situationen, in denen es sinnvoll ist, einen Dolmetscher hinzuzuziehen. Vor allem das Simultandolmetschen verlangt viel Erfahrung. Gehen Sie bei der Auswahl auf Nummer sicher und buchen Sie einen Sprachprofi, der Mitglied in einem anerkannten Verband ist. Wenn Sie nun noch für perfekte Rahmenbedingungen sorgen, steht einem allseitigen Verständnis zumindest auf sprachlicher Ebene nichts mehr im Wege. mehr...

              Nach Meetings und Besprechungen

              Wie Sie Protokolle erstellen - auf Englisch

              Ein gutes, aussagekräftiges Protokoll ist die halbe Miete, um nach einer Besprechung auch zu Ergebnissen zu kommen. Oft fällt die Aufgabe, eine sinnvolle Mitschrift des Meetings zu erstellen, Ihnen als SekretärIn zu. Kein Problem, mit der richtigen Vorbereitung machen Sie das mit links. Lesen Sie in unserem Business-English-Text wie Sie am besten vorgehen und was Sie in einem Protokoll besser nicht aufführen sollten. mehr...

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