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                • Datenschutzfalle - so schützen Sie E-Mail-Verteiler

                  Schreiben Sie womöglich häufiger Sammel-E-Mails an Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner? Dann ist Vorsicht angebracht. Sonst kann es schnell geschehen, dass im Kopf der E-Mail der gesamte Verteiler für jedermann sichtbar ist. Das ist ein gefundenes Fressen für Spammer. Außerdem erfährt so jeder, mit wem Sie korrespondieren - das ist auch nicht immer gewünscht. Glücklicherweise bieten Outlook und andere E-Mail-Programme verschiedene Möglichkeiten, um eine Nachricht zu adressieren und auch die Empfänger zu verstecken. Wählen Sie also gezielt aus, wer was sehen soll. mehr...

                  Outlook 2010

                  Der direkte Zugriff auf die Mails Ihres Chefs

                  Ihr Chef ist ständig auf Achse. In seiner Abwesenheit brauchen Sie Zugang zu seinen E-Mails, damit Sie wichtige Vorgänge im Blick behalten. Bislang war das mit einem langen Weg von Schreibtisch zu Schreibtisch verbunden – den Sie sich in Zukunft sparen können. Denn die Nachrichten Ihres Vorgesetzten können Sie auch direkt von Ihrem PC aus abrufen. Er muss dazu nur eine dauerhafte Freigabe für sein Postfach einrichten. Das geht spielend leicht direkt in seinem Outlook über den Kontextmenüpunkt "Ordnerberechtigungen". mehr...

                  Der E-Mail-Knigge - das Fünf-Punkte-Programm

                  Die Kommunikation via E-Mail ist aus dem Unternehmensalltag gar nicht mehr wegzudenken. Laut einer aktuellen Studie schreiben und versenden Angestellte täglich weit mehr als 100 E-Mails - Tendenz steigend. Die elektronische Post ist also zu einem zentralen Bestandteil der Geschäftskorrespondenz geworden. Damit Ihre E-Mails genauso seriös, kompetent und rechtssicher wirken wie traditionelle Briefe, sollten Sie jedoch einige Korrespondenz-Regeln beachten. Schließen Sie Ihre elektronische Post zum Beispiel stets mit einer vollständigen Signatur ab. Der Gesetzgeber verlangt dabei seit vergangenem Jahr neben dem vollständigen Firmennamen unter anderem auch die Handelsregister-Nummer. mehr...

                  E-Mail-Kommunikation

                  Die drei häufigsten E-Mail-Fehler vemeiden

                  Die Vorzüge von E-Mails gegenüber dem Telefon liegen auf der Hand: Sie können sie jederzeit verschicken, unabhängig davon, ob Ihr Ansprechpartner verfügbar ist oder nicht. Zudem dienen sie als schriftlicher Nachweis oder als freundliche Erinnerung. Doch Vorsicht bei zu leichtfertig verschickten Nachrichten! Wenn alle Empfänger prompt antworten, quillt bald Ihr eigener Posteingang über. Das muss nicht sein. Mit den Hinweisen aus unserem Beitrag vermeiden Sie die häufigsten Fehler im Umgang mit den elektronischen Nachrichten. mehr...

                  Die nützliche Outlook-Nachverfolgung

                  Sie möchten sich selbst oder den Empfänger einer Mail zu einem bestimmten Termin nochmals an die Bearbeitung oder Beantwortung der E-Mail erinnern? Dann nutzen Sie doch die praktische Funktion der Nachverfolgung. mehr...

                  E-Mail-Umfragen mit Outlook - Lassen Sie abstimmen

                  Sie sind mit der Planung des nächsten Betriebsausfluges beauftragt worden und möchten Ihren Kollegen mehrere Vorschläge unterbreiten. Mit Outlook (ab Version 2002) können Sie zunächst eine Umfrage innerhalb Ihrer Firma durchführen und diese anschließend automatisch auswerten lassen. mehr...

                  Outlook

                  Entrümpeln Sie Ihr Postfach

                  Eine E-Mail ist ein schickes und praktisches Medium. Vor allem, wenn es knapp sein darf – wie etwa zwischen guten Kollegen, da geht die elektronische Post schnell hin und her. Allerdings haben kurze Kommunikationswege meist lange E-Mail-Listen im Postfach zur Folge. Wenn Sie einmal auf einen Schlag für Ordnung im Postfach sorgen möchten, sollten Sie zur erweiterten Suche greifen. Damit können Sie sich z. B. E-Mails aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen und geschlossen in den Papierkorb verschieben. mehr...

                  Im Handumdrehen übersichtliche E-Mails gestalten

                  Die Kommunikation per E-Mail könnte so unkompliziert sein. Stellen Sie sich mal einen Posteingang vor, in dem nur übersichtlich formulierte Nachrichten mit einem klaren Anliegen und ohne überflüssige Floskeln landen! Im Büroalltag bleibt das leider viel zu oft ein schöner Traum. Stattdessen herrscht in so mancher E-Mail völliges Durcheinander. Nach mehrmaligem Lesen fragt man sich immer noch, wo denn nun die wichtige Information liegt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich positiv vom E-Mail-Chaos anderer abheben. Es gibt ein paar ganz einfache Regeln, wie Sie eine Nachricht übersichtlich gliedern und formatieren können. Große Wirkung erreichen Sie schon mit simplen Mitteln wie Leerzeilen und Absätzen. mehr...

                  Keiner da? So richten Sie einen Stellvertreter ein

                  Urlaub, Fortbildung, Geschäftsreise – es kommt immer wieder vor, dass Sie für längere Zeit nicht im Büro sind. Beschleicht Sie dabei ein schlechtes Gefühl? Was, wenn gerade dann eine wichtige E-Mail eingeht? Oder eine Terminanfrage dringend bestätigt werden muss? Outlook bietet dafür gute Lösungen an: Machen Sie einen Kollegen zu Ihrem Stellvertreter, der dann Ihre E-Mails und Terminanfragen beantwortet. Es ist ganz einfach, eine solche Berechtigung einzurichten und sie anschließend wieder zurückzunehmen. So können Sie mit ruhigem Gewissen wegfahren. mehr...

                  Mehr Durchblick im E-Mail-Postfach

                  In Ihrem E-Mail-Postfach landet täglich eine Flut von Sitzungsprotokollen, Bestellbestätigungen und Newslettern. Dabei kann schnell mal der Überblick verloren gehen - was ist neu, was wurde schon bearbeitet? Die Lösung für das Problem finden Sie direkt auf Ihrem Schreibtisch! Dort sind Sie Organisationsprofi und sortieren den täglichen Posteingang routiniert in die passende Ablage. Organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach genauso! Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programms, und legen Sie sich Ihr persönliches Ordnersystem an. Dort können Sie Nachrichten aus Ihrem Posteingang spielend einsortieren. mehr...

                  Outlook-Tipp

                  Mit Shortcuts ohne Umwege ans Ziel

                  Wenn Sie E-Mails beantworten oder weiterleiten, ist es mit einem schnellen Nachrichtentext aus dem Handgelenk oft nicht getan. Häufig müssen Sie neue Dokumente erstellen und als Anhang anfügen. Das kostet Sie viel wertvolle Zeit. Denn zu Excel und Word führt nur der verschlungene Pfad über die Windows-Startleiste. Oder doch nicht? Es geht auch weniger umständlich: Nehmen Sie einfach die Abkürzung über die Tastatur! Mit Shortcuts können Sie alle anderen Office-Programme direkt aus Outlook aufrufen. Probieren Sie es aus! mehr...

                  Abwesenheitsmeldungen

                  Nett und persönlich "Ich bin nicht da" sagen

                  "Vom 1.5. bis 13.5. bin ich nicht erreichbar. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird." Keine Anrede, kein Gruß: So sollte eine Abwesenheitsmeldung nicht aussehen! Auch, wenn es sich nur um eine kurze Mitteilung handelt, sie stellt eine Form der Kommunikation dar, sei es mit Kunden, Geschäftspartnern oder Interessenten. Dabei es ist ja auch gar nicht schwierig, die Abwesenheitsmeldung nett zu gestalten. Schreiben Sie ein paar persönliche Worte und nennen Sie die zentralen Informationen zu Ihrer Abwesenheit. So formuliert erfüllt die Abwesenheitsmeldung ein wichtiges Kriterium, das für jegliche Kommunikation gilt: Sie repräsentiert Ihr Unternehmen angemessen. mehr...

                  Nutzen Sie die automatische Vorschlagliste in Outlook?

                  Wenn Sie eine E-Mail schreiben möchten und die E-Mail-Adresse des Empfängers in die "An-Zeile" eingeben, kommt es vor, dass Ihr Computer Ihnen Adressen vorschlägt. Diese Funktion heißt "Auto-Vervollständigung" und kann sowohl von Vor- als auch von Nachteil für Ihr Arbeiten sein. Lesen Sie, warum. mehr...

                  Outlook 2010

                  Nutzen Sie die Suchtools in Outlook 2010

                  Zugegeben, es wirkt auf den ersten Blick ein wenig unscheinbar, das Feld mit dem Sie die Outlook-Suchtools ansteuern. Aber wenn Sie diese erst einmal aktiviert haben, steht Ihnen eine mächtige Funktion für alle Aufgabenbereiche von Outlook zur Verfügung. Ganz gleich, ob Sie eine spezielle E-Mail, einen besonderen Termin oder alle Ansprechpartner an einem bestimmten Ort suchen: mit den Suchtools kommen Sie schnell ans Ziel. Verschiedene Suchparameter lassen sich problemlos kombinieren. Probieren Sie es einmal aus! Wenn Sie sich einmal mit dem Tool vertraut gemacht haben, werden Sie es nicht mehr missen wollen. mehr...

                  Outlook - Die PST-Datei als Sicherungskopie

                  Haben Sie sich eigentlich schon einmal gefragt, wo Outlook Ihre Daten ablegt? Wo landen Ihre Termine, Aufgaben, Adressen und E-Mails? In der Regel speichert Outlook alle Daten in einer Datei namens outlook.pst. Lesen Sie, was es mit dieser Datei auf sich hat und wie Sie Ihre PST-Datei zur Sicherung Ihrer Daten nutzen können.
                  mehr...

                  Outlook - Sparen Sie Zeit mit dem Regelassistenten

                  Mit dem Outlook Regelassistenten können Sie sich das Leben erheblich erleichtern. So können Sie sich z. B. einen VIP-Alarm einrichten, der Sie sofort darauf aufmerksam macht, wenn eine Mail Ihres Chefs eingegangen ist oder bestimmte E-Mails beim Empfang automatisch ausdrucken. mehr...

                  Outlook-Kontakte gebündelt versenden (Leserfrage)

                  Franziska L. aus Köln fragt: "Ich möchte meiner neuen Kollegin, die einen Teil meiner bisherigen Aufgaben übernimmt, meinen kompletten Kontakte-Ordner aus Outlook schicken. Da es weit über 200 Adressen sind, wäre das einzeln sehr mühsam. Wie kann ich alle auf einmal versenden? Ist das überhaupt möglich? sekretaria antwortet: Outlook legt für jeden Ordner eine separate .pst-Datei an, die Sie einer E-Mail als Anlage beifügen können. Die Herausforderung liegt darin, diese Dateien zu finden. mehr...

                  Outlook-Kontakte mit wenigen Klicks verwalten

                  Gäbe es das elektronische Adressbuch nicht schon – man müsste es erfinden. Mit ihm ist es nicht nur ein Kinderspiel, Daten von Kunden und Geschäftspartnern aktuell zu halten. Es ist auch mit wenigen Handgriffen möglich, eine Mitteilung an mehrere Empfänger gleichzeitig zu verschicken. Oder die Daten an einen Kollegen weiterzureichen, damit dieser einen Vorgang zu Ende bearbeiten kann. Achten Sie dabei allerdings auf das Versende-Format. Denn nicht jedes Programm kann alle Daten lesen. mehr...

                  Outlook: Englischer Betreff

                  Wenn Sie mit Outlook auf eine Mail antworten, erzeugt dieses Mailprogramm standardmäßig eine Betreffzeile, die mit "AW:" beginnt und dann den ursprünglichen Betreff enthält. Andere Mailprogramme verwenden "Re:" statt "AW:". Im Laufe eines längeren Mailwechsels entstehen dadurch unschöne Betreffzeilen, beispielsweise "AW: Re: AW: Re: AW: Re: ...". mehr...

                  Outlook: Sichern Sie Ihre Mails vor Manipulationen

                  Wussten Sie, dass die Empfänger Ihrer E-Mails den Inhalt Ihrer elektronischen Post problemlos verändern und somit manipulieren können? Hier lauern große Gefahren! Gehen Sie daher auf Nummer sicher und versehen Sie Ihre E-Mails mit einem Schreibschutz. So schieben Sie der Manipulation den Riegel vor. mehr...

                  Outlook: So rufen Sie E-Mails zurück

                  Nachdem Sie eine E-Mail abgeschickt haben, merken Sie, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist und Sie in einer Einladung ein falsches Datum angegeben haben. Wie können Sie eine solche Nachricht zurückrufen? mehr...

                  Routine statt Stress - E-Mails systematisch bearbeiten

                  Gedacht waren E-Mails ursprünglich als Erleichterung: Alles Wichtige ohne jede Verzögerung an sämtliche betreffende Personen schicken zu können, ist ja auch toll. Wäre da nur nicht diese Flut an elektronischer Post, die jeden Tag über uns hereinbricht und die es manchmal schwer macht, das Wesent-
                  liche aus all dem Wust herauszufiltern. Unser Tipp: Stellen Sie sich bei jeder neuen E-Mail folgende sieben Fragen und finden Sie damit heraus, welchen Wert sie für Ihre Arbeit besitzt. mehr...

                  Office 2010

                  Schneller in Outlook navigieren mit Shortcuts

                  E-Mail-Verwaltung, Terminübersicht, Adressbuch, Zeiterfassung und Aufgabenorganisation – Outlook ist ein ausgesprochen vielseitiges Programm. Nur ist die Bedienung manchmal recht klick-intensiv und damit zeitraubend. Schneller werden Sie mit Tastaturkürzeln. So können Sie etwa mit dem richtigen Shortcut einen neuen Kontakt anlegen – ganz egal, ob Sie sich gerade im E-Mail-Briefkasten, im Kalender oder im Adressbuch befinden. Wir haben Ihnen die nützlichsten Kürzel für Outlook 2010 einmal zusammengestellt. mehr...

                  Schnelleres Arbeiten mit der E-Mail-Betreffzeile

                  Betreffzeilen von E-Mails sind in Regel nur wenig aussagekräftig. "AW: AW: Re: Treffen?" - welcher Inhalt tatsächlich folgt, lässt sich aus diesem Text nicht mehr erkennen. Dabei können die Betreffzeilen eine große Erleichterung in der E-Mail-Kommunikation sein. Arbeiten Sie z. B. mit Kürzeln, um dem Empfänger gleich den Zweck des Schreibens mitzuteilen. Oder nutzen Sie bei unkomplizierten Sachverhalten die Betreffzeile für eine Antwort oder gleich für die ganze Nachricht. In dem Fall ist es sinnvoll, noch einen Hinweis einzutragen, dass kein weiterer Text folgt. Der Vorteil: Der Empfänger muss die E-Mail nicht mehr öffnen und spart so Zeit. mehr...

                  E-Mail-Sicherheit

                  Schützen Sie Ihre elektronische Post

                  Firewall – das Wort klingt nach geballter Sicherheit. Gegen eine Wand aus Feuer sollten Computerschädlinge eigentlich keine Chance haben! Doch für die Daten Ihres Unternehmens bietet auch eine solche Sicherheitsmaßnahme längst keinen ausreichenden Schutz. Was die wenigsten Menschen wissen: Mehr als 95 % aller Computerviren und Würmer kommen per E-Mail. Und die elektronischen Nachrichten passieren jede "Feuerwand" ohne Kontrolle. Also schauen Sie lieber zweimal hin, bevor Sie Dateianhänge öffnen. Unser Download zeigt die wichtigsten Schutzmaßnahmen für E-Mails und Internet. mehr...

                  Schnelle Abstimmungen

                  So gestalten Sie zeitsparende E-Mail-Umfragen

                  Hand aufs Herz – ärgern Sie sich nicht manchmal auch über langatmige E-Mails, deren Inhalt sich mit der kleinen Frage "Sind Sie einverstanden?" zusammenfassen lassen? Da kann eine kleine unbekannte Funktion in Outlook 2010 Abhilfe schaffen. Mit ihr wandeln Sie eine normale E-Mail in ein Umfragetool um. Der Empfänger klickt einfach nur die gewünschte Antwort an und schickt Ihnen die E-Mail zurück. Und das Beste ist: Sie können sich die Ergebnisse auch bei vielen Empfängern übersichtlich anzeigen lassen. Die Auswertung der Umfrage wird so zum Kinderspiel. mehr...

                  Wichtige Rechtsfragen

                  Stimmt die E-Mail-Signatur in Ihrem Unternehmen?

                  Über Pflichtangabe in Briefen müssen Sie sich in der Regel wenig Gedanken machen. Meist sind sie bereits in der Fußzeile des Firmenbriefpapiers eingedruckt – damit ist der Fall erledigt. Bei E-Mails sieht das allerdings anders aus, obwohl auch die eine gesetzliche Pflicht besteht, bestimmte Informationen in ausgehenden Geschäftsbriefen unterzubringen. Der richtige Platz dafür ist die E-Mail-Signatur. In der Praxis zeigt sich aber immer wieder, dass nicht alle Unternehmen eine einheitliche E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter eingeführt haben. Drängen Sie Ihren Chef zu einer solchen Regelung. Nur mit den korrekten Angaben in E-Mails ist das Unternehmen auf der sicheren Seite. mehr...

                  Wählen Sie das optimale Dateiformat für Ihre E-Mails

                  Sie versenden und erhalten E-Mails über Outlook und haben sich vielleicht noch nie Gedanken über das Dateiformat Ihrer E-Mails gemacht. Aber vielleicht ist es schon einmal vorgekommen, dass Sie Datei-Anhänge als JPG-Format verschickt haben und der Empfänger diese gar nicht öffnen konnte? Oder Sie haben E-Mails bekommen, die Sie selbst nicht öffnen konnten, weil Sie im HTML-Format verschickt wurden? Wir erläutern Ihnen, worauf Sie achten müssen, um solche Probleme zu vermeiden. mehr...

                  Was gibt's Neues? Ungelesene E-Mails per Mausklick

                  Eine E-Mail wurde übersehen? Das kann ins Auge gehen. Ironischerweise passiert das oft Menschen, die ihren Posteingang zu gut organisieren. Mithilfe von Regeln lassen sich E-Mails gleich beim Eintreffen in die entsprechenden Ordner verschieben. So sinnvoll Regeln normalerweise sind – doch das ist eine böse Falle, denn dadurch kann Ihnen schnell etwas entgehen. Lassen Sie sich mindestens einmal am Tag alle ungelesenen E-Mails anzeigen. Wie das geht? Ganz einfach: Richten Sie einen entsprechenden Suchordner ein. Aber das ist noch nicht alles: Sie können alle E-Mails in einem Ordner nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen. Ein Mausklick reicht und nichts rutscht mehr durch. mehr...

                  Wie Sie mit Kürzeln richtig Zeit sparen

                  Zeit ist Geld - das gilt vor allem in der Geschäftswelt. Was würden Sie davon halten, ohne großen Aufwand viel Zeit zu sparen, Zeit, in der Sie andere Aufgaben bearbeiten können? Mit Kürzeln, also sinnvollen Buchstabenkombinationen, auf Notizen, Aufgabenlisten und in Outlook ist das problemlos möglich. Und das Beste: Sie können Ihren Chef sogar dazu bringen, ganze Aufgaben mit einem Schlag zu delegieren, einfach, indem er sie mit aussagekräftigen Kürzeln versieht. mehr...

                  Outlook 2013

                  Wie Sie mit Suchordnern jede E-Mail wiederfinden

                  Wo ist die verflixte E-Mail? Sie wissen, dass die Information Sie vor etwa einem Monat erreichte. Dass die E-Mail einen Anhang hatte. Und dass sie entweder von Kollege X oder Kollegin Y geschickt wurde. Mit diesen Angaben können Sie sich nun durch Ihre E-Mail-Ordner klicken. Oder Sie richten einen Suchordner ein und schicken Outlook auf die Suche. mehr...

                  Die E-Mail-Flut im Griff

                  Wie Sie unternehmensinterne E-Mails besser steuern

                  Jeden Morgen das gleiche: Im Briefkasten wartet ein riesiger Berg E-Mails auf Sie. Und damit nicht genug. Im Laufe des Tages kommt ja noch ein ganzer Schwung hinzu. Um da nicht die Übersicht zu verlieren, ist eine gute Organisation Pflicht. Bei unternehmensinternen E-Mails können Sie schon im Vorfeld einiges dafür tun, dass sich die elektronische Post leichter überblicken und verwalten lässt. Oberste Regel ist immer: Versuchen Sie, die Anzahl der eingehenden E-Mails zu reduzieren. Bitten Sie Ihre Kollegen darum, Ihnen nur jene Nachrichten zu schicken, die Sie für Ihre Arbeit auch tatsächlich brauchen. mehr...

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